Gerenciar tarefas de projeto

Depois de configurar os parâmetros iniciais do projeto, adicione as tarefas que os integrantes do projeto devem executar para concluir o projeto. As tarefas criadas são exibidas nas colunas do quadro de tarefas do projeto. No quadro de tarefas, você executa todas as atividades de gerenciamento de projetos que estão associadas às tarefas do projeto.

Este artigo contém os seguintes tópicos:

Sobre o quadro de tarefas

O quadro de tarefas é um utilitário inspirado em Kanban que permite exibir, organizar e gerenciar as tarefas em seus projetos. O quadro de tarefas contém as colunas de tarefas. As colunas de tarefa são um conjunto de tarefas. As tarefas são agrupadas por um tema comum. As colunas de tarefa contêm todas as tarefas associadas ao projeto.

Como funcionam as colunas de tarefas

As colunas de tarefa contém as tarefas associadas ao projeto, agrupadas por um tema comum. Por exemplo, as colunas podem conter tarefas com base em:

• Status da tarefa (por exemplo, Sem atribuição, Em andamento, Concluída)
• Proprietário da tarefa (por exemplo, Marketing, Engenharia, Suporte técnico, Documentação)
• Qualquer outro tema comum ou categorização necessária.

Por padrão, o quadro de tarefas contém as seguintes colunas:

• tarefa pendente
• executando
• concluído

Usando as colunas, você pode executar as seguintes tarefas:

• Criar quantas colunas necessitar, entre a primeira e a última coluna.
• Renomear as colunas.
• Excluir as colunas, exceto a primeira coluna (lista de tarefas) e a última coluna (concluídas).
  Observação: não é possível excluir as colunas que contêm tarefas.
• Mova as colunas para um local diferente no quadro de tarefas usando arrastar e soltar.
  Observação: não é possível mover a primeira coluna (lista de tarefas) e a última coluna (concluída).
• Adicione quantas tarefas forem necessárias para cada coluna. Na parte superior de cada coluna, é possível exibir o número de tarefas que estão contidas no coluna.
• Mova as tarefas de uma coluna para outra coluna usando arrastar e soltar.
• Filtre as tarefas clicando nas guias de filtro relevantes na parte superior do quadro de tarefas.
• Pesquise as tarefas nas colunas (usando a opção Pesquisar tarefas) para localizar tarefas específicas.
  
  

Importante: suas credenciais de logon devem oferecer suporte aos recursos de edição de permissões projeto para modificar as colunas.

Trabalhando com blocos de tarefas

As tarefas são exibidas nas colunas como blocos de tarefas. Os blocos de tarefas azuis indicam que um ticket está associado à tarefa. Os blocos de tarefas brancos indicam que não há nenhum ticket associado à tarefa.

Com os blocos de tarefas, é possível executar as seguintes tarefas:

• Mover as tarefas de uma coluna para outra arrastando e soltando os blocos de tarefas.
• Mover os blocos de tarefas para cima ou para baixo na coluna para reorganizá-los.
• Exibir e atualizar os detalhes dessa tarefa. Clique no bloco de tarefa para abrir a tarefa.
  Observação: quando os blocos de tarefas aparecem na coluna Finalizar, eles aparecem como inacessíveis (acinzentados). No entanto, você pode continuar a editar essas tarefas clicando duas vezes no bloco de tarefas.

Criar colunas de tarefas

Você cria as colunas de tarefas, conforme necessário. Você denomina as colunas por status da tarefa (por exemplo, Verificação pendente) ou por qualquer outra categorização necessária.

Siga estas etapas: 

1. Abra o Quadro de tarefas clicando em ESPAÇOS DE TRABALHO, PROJETO, Central de projetos.  
2. No Quadro de tarefas, clique no bloco do projeto para abri-lo em uma nova guia.
3. Clique em Adicionar coluna.
4. Digite um nome para a coluna e pressione Enter (ou clique em qualquer parte fora da coluna) para criar a coluna.
5. (Opcional) Para mover a coluna para um local diferente no quadro de tarefas, clique no cabeçalho da coluna e, em seguida, arraste e solte a coluna para o local desejado.
6. (Opcional) Para renomear uma coluna, clique no ícone de lápis no cabeçalho de coluna, especifique um novo nome para a coluna e, em seguida, pressione Enter (ou clique em qualquer parte fora da coluna).

Observação: para excluir uma coluna, clique no ícone x no canto superior direito do cabeçalho da coluna. O ícone X não é exibido nas colunas que contêm tarefas e nas primeira e última colunas.

Criar tarefas

As tarefas são a base de seus projetos. É possível criar quantas tarefas forem necessárias de acordo com os objetivos, orçamentos e prazos de seus projetos.

Siga estas etapas:

1. Abra o Quadro de tarefas clicando em ESPAÇOS DE TRABALHO, PROJETO, Central de projetos.  
2. No Quadro de tarefas, clique no bloco do projeto para abri-lo em uma nova guia.
3. Para adicionar uma tarefa em uma coluna, clique no ícone de sinal de adição na parte superior dessa coluna.
4. Preencha os detalhes da tarefa na caixa de diálogo Propriedades da tarefa e clique em Salvar.

A tarefa é adicionada à coluna como um bloco.

Importar tickets como tarefas

Você pode importar tickets para a Central de projetos. Os tickets importados são exibidos como tarefas nas colunas de tarefa. Para importar tickets como tarefas:

1. Abra o Quadro de tarefas clicando em ESPAÇOS DE TRABALHO, PROJETO, Central de projetos.  
2. No Quadro de tarefas, clique no bloco do projeto para abri-lo em uma nova guia.
3. Aponte para o ícone Criar tarefa na coluna da tarefa. A opção para importar os tickets é exibida.
4. Clique em Importar ticket, selecione ou procure os tickets desejados e clique em Importar os tickets selecionados.

Observação: os tickets relacionados a outras tarefas não podem ser importados.

Exibir e modificar detalhes de tarefas

Depois de criar a tarefa, a caixa de diálogo Propriedades da tarefa permite executar as seguintes tarefas:

• Bloquear ou desbloquear uma tarefa. Você pode marcar uma tarefa como bloqueada quando uma ação está pendente nela. Essa tarefa é conhecida como uma tarefa do bloqueador. Não é possível concluir o projeto ou a tarefa até desbloquear a tarefa. Por exemplo, considere uma tarefa que exige uma aprovação. Você pode marcar essa tarefa como bloqueada até que a aprovação seja concluída.
• Atribuir o proprietário da tarefa. Você pode atribuir a tarefa a qualquer um dos integrantes da equipe que aparecem na guia Equipe.
  Observação: você pode remover a atribuição do proprietário da tarefa clicando no menu suspenso e selecionando Remover atribuição.
• Definir a prioridade da tarefa. As opções disponíveis são: Baixa, Média, Alta e Crítica.
• Definir uma data de vencimento para conclusão da tarefa.
• Digitar o número estimado de horas necessárias para concluir a tarefa.
• Selecionar a coluna para a tarefa. Esse campo é preenchido automaticamente com o nome da coluna em que você clicou no ícone de adição de tarefa (sinal de adição). É possível modificar esse campo para atribuir a tarefa a um bloco diferente.
• Digitar as horas gastas na tarefa. Atualize o número de horas que já foram gastas na tarefa.
• Relacionar a tarefa a um ticket. É possível relacionar uma tarefa a um ticket aberto ou a um novo ticket.

Siga estas etapas:

1. Abra o Quadro de tarefas clicando em ESPAÇOS DE TRABALHO, PROJETO, Central de projetos.  
2. No Quadro de tarefas, clique no bloco do projeto para abri-lo em uma nova guia.
3. Clique em um bloco de tarefas para abrir a caixa de diálogo Propriedades da tarefa.
   Na caixa de diálogo, é possível exibir os detalhes da tarefa e também modificá-los.
4. Clique em Salvar ou Salvar e fechar.  

Calcular o tempo total gasto na tarefa

É possível monitorar o andamento que é feito em uma tarefa em termos de tempo gasto com ela. Como proprietário de uma tarefa, você pode registrar o número de horas gastas com as tarefas da seguinte maneira:

1. Abra a tarefa.
2. Digite o número de horas gastas no campo Log de horas e clique em Adicionar log de horas.

O campo Tempo total no campo Log de horas é atualizado. Esse campo exibe o total cumulativo de todas as entradas de log de horas gasto nessa tarefa. Se a tarefa estiver associada a um ticket, as entradas de log de horas para esse ticket serão adicionadas à sua tarefa.

Exemplos: 

A tabela a seguir contém exemplos de como calcular o tempo total gasto em uma tarefa.

Atribuir um proprietário à tarefa

Você pode atribuir a tarefa apenas a usuários que são integrantes do projeto.

Siga estas etapas:

1. Abra o Quadro de tarefas clicando em ESPAÇOS DE TRABALHO, PROJETO, Central de projetos.  
2. No Quadro de tarefas, clique no bloco do projeto para abri-lo em uma nova guia.
3. Clique em um bloco de tarefas para abrir a caixa de diálogo Propriedades da tarefa.
4. No campo Proprietário, digite um nome e selecione um integrante da equipe dos resultados da pesquisa sugeridos.

Criar lista de verificação para uma tarefa

Para concluir uma tarefa, um integrante do projeto deve concluir determinadas atividades. É possível registrar tais atividades como itens de lista de verificação em uma tarefa.

Para adicionar uma lista de verificação a uma tarefa:

1. Abra a tarefa desejada.
   A janela Propriedades da tarefa é exibida.
2. Clique em Lista de verificação nos links de ancoragem ou expanda a seção Lista de verificação.
3. Insira o item da lista de verificação e clique em Adicionar. É possível adicionar vários itens à lista.

Observação: selecione a caixa de seleção ao lado do item da lista de verificação depois de concluído. Você pode exibir uma lista dos itens concluídos expandindo a seção Concluído. 

Gerenciar um item da lista de verificação

Você pode editar um item da lista de verificação, excluir um item ou mudar a posição de um item.

Para editar, clique no item da lista de verificação, digite suas atualizações e pressione Enter.

Para excluir, aponte para o item da lista de verificação e clique no ícone Excluir.

Para reposicionar um item da lista de verificação, selecione o item e arraste e solte-o no local desejado.

Relacionar tickets e tarefas

É possível relacionar tickets e tarefas usando os métodos a seguir.

• Relacione as tarefas aos tickets na Central de projetos.
• Relacione tickets às tarefas na Central de tickets.

Relacione tarefas aos tickets na Central de projetos

É possível relacionar uma tarefa a um ticket aberto ou a um novo.

Para relacionar a tarefa a um ticket existente:

1. Clique duas vezes na tarefa para abrir a caixa de diálogo Propriedades da tarefa.
2. Clique em RELACIONAR TICKET.
3. Pesquise pelo ticket existente, selecione-o e clique em Relacionar.

Para relacionar a tarefa a um novo ticket:

1. Clique duas vezes na tarefa para abrir a caixa de diálogo Propriedades da tarefa.
2. Clique em NOVO TICKET, o Bloco de anotações é exibido em uma nova guia.
3. Especifique as Informações do ticket e clique em Enviar.
4. Verifique se a tarefa no painel de tarefas está atualizada com os detalhes do ticket.

Relacionar tickets às tarefas na Central de tickets

É possível relacionar um ticket novo ou aberto a uma tarefa na seção Projetos relacionados/Tarefa do projeto de um ticket.

Siga estas etapas:

1. Abra o ticket, role para baixo até a seção denominada Projetos relacionados/Tarefa do projeto e clique em Tarefa do projeto.
2. Clique em Relacionar tarefa do projeto.
3. Pesquise e selecione um projeto para exibir as tarefas dentro desse projeto.
4. Selecione a tarefa.

Desvincular tickets de tarefas

É possível desvincular tickets e tarefas usando a Central de projetos e a Central de tickets.

Na Central de projetos:

1. Clique duas vezes na tarefa para abrir a caixa de diálogo Propriedades da tarefa.
2. Clique em DESVINCULAR ESTE TICKET.

Na Central de tickets:

1. Vá para a seção Projetos relacionados/Tarefa do projeto do ticket relevante.
2. Aponte para a linha da tarefa, clique no botão de seta e selecione Desvincular tarefa do projeto.