Criar e gerenciar funções

O acesso aos recursos do aplicativo se baseia nas funções de tarefas dos usuários. Uma função é um agrupamento lógico de grupos de suporte, contatos ou ambos.  Todos os integrantes de uma função herdam as permissões atribuídas à função. Uma função facilita a atribuição de permissões no aplicativo. Você pode conceder permissões semelhantes aos contatos e grupos de suporte que podem executar atividades semelhantes. Por exemplo, pode haver grupos de aprovação diferentes, que podem ser todos agrupados na função de um aprovador. Você pode fornecer a essa função a permissão para acessar o link Itens pendentes no menu de navegação. Essa tarefa reduz o esforço de conceder permissões a cada grupo ou contato que realiza essa atividade.

É possível atribuir uma ação do fluxo de trabalho específica a uma função que contém grupos de suporte e integrantes de uma organização em particular. Da mesma forma, é possível configurar uma função de gerenciamento para ter acesso a certos relatórios. A associação à função pode ser direta ou por meio de associação de grupo de suporte.

É possível executar as seguintes tarefas com as funções: 

• Agrupar os contatos e grupos de suporte logicamente.
• Atribuir as permissões para os vários recursos do aplicativo para funções seletivas.
• Determinar as informações que uma função pode exibir em um ticket usando exibições com base na função.

A permissão com base função é aplicável a todas as funções onde as permissões são aplicadas. As permissões com base na função incluem o painel de navegação, as opções da barra de ferramentas, os artigos de conhecimento, as ações do fluxo de trabalho, os modelos de ticket e os modelos de comunicação. 

Considerações

Analise os seguintes pontos associados a funções:

• Não é possível desativar uma função. As funções excluídas são removidas diretamente do aplicativo.
• Um contato e um grupo de suporte podem participar de várias funções.
• A atribuição de permissões a uma função não é uma parte da criação da função. A seção Permissões atribuídas é somente leitura e exibe as permissões atribuídas à função atual. 
• As funções definidas pelo sistema têm um valor negativo de ID. Não é possível excluir as funções definidas pelo sistema. Por exemplo, Analista da base de conhecimento e Administrador da base de conhecimento. 

• É possível excluir uma função. Quando exclui uma função, o registro da função é removido do aplicativo. Quando uma função for excluída, os relacionamentos com contatos e grupos relacionados à função também serão perdidos. Portanto, as permissões disponíveis para os contatos e grupos de suporte por meio dessa função não estarão mais disponíveis.

• Não crie mais de uma função com o mesmo nome. O motivo é que pode haver um conflito no reconhecimento do nome pelo sistema. No entanto, o ServiceAide Cloud Service Management permite criar várias funções com o mesmo nome.
• As funções não podem ser usadas para atribuições. As funções estão disponíveis apenas para gerenciar permissões e para identificar os destinatários de um modelo de comunicação. Esse comportamento possibilita enviar a notificação para todos os integrantes da função.

Pré-requisitos

Verifique os seguintes pré-requisitos:

• Os grupos de suporte e contatos estão configurados.  

Criar funções

Siga estas etapas:

1. Criar função: vá para GERENCIAR, ADMINISTRAÇÃO, Ferramentas, Funções e clique em Criar.

2. Preencha as informações obrigatórias e clique em Aplicar mudanças.
   Observação: um nome de função não pode corresponder com o nome de nenhuma organização nem grupo de suporte.

3. Adicionar integrantes da função: pesquise e selecione grupos, contatos ou ambos para adicionar à função atual.
   Observação: a guia Permissões atribuídas é somente leitura e exibe as permissões atribuídas à função atual.