Gerenciar dados de usuários e da organização por meio das importações em massa

Você pode executar as seguintes operações por meio de um arquivo de dados de importação em massa:

• Adicionar e excluir usuários e organizações.
• Atribuir grupos de suporte a usuários.
• Atualizar dados de outros campos relacionados aos usuários.

Para preparar seu arquivo de dados (planilha), use o modelo do Microsoft Excel fornecido com o aplicativo. O arquivo de dados define as adições, alterações e exclusões a serem executadas para seus dados de usuários e organizações. O modelo é fornecido como um arquivo independente. Para fazer download do modelo:

1. Vá para GERENCIAR, ADMINISTRAÇÃO, Ferramentas, Dados de processamento em massa.
2. Selecione o modelo chamado Modelo XLS para upload em massa de entidades do Cloud ITSM.
3. Clique em Fazer download.
   

O arquivo Excel contém as planilhas a seguir:

1. Organizações – Essa planilha define a estrutura da organização e das organizações filhas.             
2. Pessoas de contato – Essa planilha define os usuários do aplicativo.

O mesmo modelo é usado para todas as três operações (adicionar, atualizar e excluir).

O processamento em massa inclui as seguintes tarefas:

1. Compreender as operações de importação em massa
2. Preparar o arquivo de dados do Excel
3. Importar usuários a partir de um arquivo Excel

Compreender as operações de importação em massa

A importação em massa oferece dois tipos de operação: adicionar ou atualizar e excluir.

Observação: verifique se a operação de exclusão está configurada para sua organização.

• Adicionar/atualizar: para a operação de adição/atualização, os registros são processados como segue:
  
  • Os registros que não existirem na interface do usuário serão adicionados.
  • Os registros existentes são atualizados na interface do usuário com informações fornecidas no arquivo de dados do Excel. Os campos em branco permanecem inalterados.

  As restrições são aplicáveis nos campos que você modificar. Para os usuários, todos os campos, exceto o Endereço de email, podem ser atualizados. Para as organizações, todos os campos, exceto os campos Organização e Organização pai, podem ser atualizados.

• Excluir: quando usa a operação de exclusão, todas as entidades listadas na planilha de dados do Excel serão excluídas da interface do usuário.

  Quando exclui um usuário por meio do processamento em massa, o aplicativo remove a conta totalmente da organização do inquilino.

  Exclua todas as organizações filhas de uma organização pai antes de excluir o pai. É possível listar todas as organizações filhas e a organização pai no arquivo de dados e excluir a hierarquia.

  Observação: verifique se a operação de exclusão está configurada para sua organização.

Preparar o arquivo de dados do Excel

Este tópico ajuda a preparar o arquivo de dados do Excel usado para a importação em massa de organização básica e dados do usuário.

A importação em massa oferece dois tipos de operação: adicionar/atualizar e excluir. O mesmo modelo de arquivo de dados é usado para ambos os tipos de operação. Apenas um tipo de operação é executado por vez. Portanto, ao preparar o arquivo de dados do Excel, é recomendável que você crie arquivos separados para essas duas classes de operação.

Siga estas etapas:

1. Vá para GERENCIAR, ADMINISTRAÇÃO, Ferramentas, Dados de processamento em massa.
2. Selecione Modelo XLS para upload em massa de entidades do Cloud TSM e clique em Fazer download.
3. Abra o modelo do arquivo Excel e preencha-o para as operações a seguir, conforme apropriado:
   
   • Adicionar/atualizar - para adicionar novos usuários e atualizar os registros existentes.
   • Excluir - para remover usuários da interface do usuário.
4. Adicionar/atualizar:
   • Selecione a planilha Organizações para inserir dados da organização. Para cada organização que desejar adicionar ou atualizar, adicione uma linha e preencha os campos como segue:

     Importante: a função de importação em massa processa as linhas de dados do Excel de cima para baixo. Se estiver criando uma hierarquia organizacional, lembre-se de dispor as novas organizações de cima para baixo. Ou seja, as organizações pai devem ser criadas antes de suas organizações filhas.

     • Nome da organização. (Campo obrigatório) Forneça o nome da organização, que deve ser exclusivo na hierarquia organizacional. É possível usar o mesmo nome para organizações filhas que estiverem em ramificações diferentes da hierarquia. Faça isso usando como delimitador uma seta dupla para a direita (">>") para a hierarquia da organização pai. Exemplo:
       
       • Nome da organização: Índia; Organização pai: ServiceAide
       • Nome da organização: EUA; Organização pai: ServiceAide
       • Nome da organização: RH, Organização pai: ServiceAide>>Índia
       • Nome da organização: RH; Organização pai: ServiceAide>>EUA

       Limites: são permitidos apenas os seguintes caracteres: alfanuméricos, espaço e [_ | - | ' | ,].

     • Organização pai. Se a organização for uma organização filha, forneça o nome da organização pai. A prática mais recomendada é fornecer a hierarquia completa, usando como delimitador a seta dupla para a direita (">>"). No entanto, o processo de importação em massa pode processar com êxito qualquer combinação de nome de organização/organização pai exclusiva no inquilino.
   • Selecione a planilha Pessoas de contato para a inserção de dados do usuário. Para cada usuário que desejar adicionar ou atualizar, adicione uma linha e preencha os campos como segue:
     • Nome, Sobrenome. Esses dois campos são obrigatórios.
     • Relacionamento. O relacionamento do usuário com a organização.
     • Nome da organização. As organizações às quais o usuário pertence. Esse é um campo obrigatório e as entradas devem ser válidas (a organização nomeada deve existir na interface do usuário). Um usuário pode pertencer a mais de uma organização; para inserir várias organizações, use um delimitador entre os nomes das organizações. O delimitador é configurável e o valor padrão é "~~".
     • ID de usuário do sistema definida pelo cliente. A ID de logon da pessoa de contato.
     • Tipo de licença. Especifique o tipo de licença do usuário.
       Valores: Autoatendimento: usuário de autoatendimento, fixo: administrador, flutuante: analista.
     • Ativar logon. Para ativar ou desativar o logon para a pessoa de contato, especifique Sim ou não, respectivamente.
     • Usuário VIP. Especifique Sim para indicar que o usuário é um usuário VIP, caso contrário especifique Não.
     • Mecanismo de notificação. Especificar como Nenhum, Email ou Pager.
     • Excluir de avaliações sobre o serviço. Especifique Não para enviar as solicitações de avaliações de satisfação sobre o serviço.
     • Outros campos. Os demais campos básicos de usuário são opcionais. Também é possível especificar valores para o fuso horário. Se o fuso horário não for especificado, será usado o padrão da sua organização. O perfil do usuário é definido como inglês por padrão. 
   • Salve e feche o arquivo Excel.

     Agora, você está pronto para adicionar/atualizar dados de usuários e organizações na interface do usuário usando o arquivo do Excel que preparou.

5. Excluir:
   • Selecione a planilha Organizações para inserir dados da organização em um novo arquivo do Excel.

     Observação: é possível usar uma cópia do modelo ou um arquivo de dados existente com os dados de sua organização. Caso use um arquivo existente, remova todos os dados, exceto as organizações e os usuários que desejar excluir.

   • Adicione uma linha e preencha os campos Organização e Organização pai (se aplicável) para cada organização que você deseja excluir. Estes são os únicos campos obrigatórios para as operações de exclusão de organização.

     Importante: a função de importação em massa processa as linhas de dados do Excel de cima para baixo. Ao excluir organizações de uma hierarquia, lembre-se de dispô-las de cima para baixo. Ou seja, as organizações filhas devem ser listadas antes das organizações pai.

   • Selecione a planilha Pessoas de contato para a inserção de dados do usuário em um novo arquivo do Excel.
   • Para excluir um usuário, adicione uma linha e execute uma das seguintes etapas:
     
     • Adicione a coluna ID de linha ao final da planilha da pessoa de contato. Especifique a ID do usuário que deseja excluir.
     • Especifique apenas a ID de usuário de sistema definida pelo cliente do usuário que deseja excluir.
     • Especifique o nome e o sobrenome exclusivos do usuário que deseja excluir.
     • Especifique apenas o Endereço de email do usuário que deseja excluir.
   • Salve e feche o arquivo Excel.
     Agora, você está pronto para excluir dados de usuários e organizações da interface do usuário usando o arquivo do Excel que preparou.

Regras para adicionar o nome da organização para os usuários/contatos

Ao fornecer o nome da organização (organização principal) para um usuário, sempre mencione a hierarquia da organização. As seguintes regras se aplicam quando os usuários/contatos são adicionados usando a importação em massa: 

1. Se houver uma organização com o mesmo nome que o da organização de nível de raiz e apenas o nome da organização for especificado, o contato/usuário é associado à organização de nível de raiz.
2. Para atribuir o usuário a uma organização diferente, especifique o caminho hierárquico.
   Observação: se houver várias organizações ativas com o mesmo nome, sob hierarquias iguais ou diferentes, o aplicativo apresentará o erro a seguir: o Nome da organização especificado na folha de dados de inscrição não existe ou é ambíguo. 

Regra para Adicionar/Modificar organização que têm um pai

Certifique-se de que os nomes de organização sob o mesmo pai sejam exclusivos.

Observação: se houver várias organizações ativas com o mesmo nome e o mesmo nome do pai, o aplicativo apresenta o erro "Mais de uma organização existe com o nome do pai especificado na folha de dados de inscrição."

Valores aceitos para fuso horário e idioma

Para a importação em massa, é possível especificar os valores referentes ao fuso horário e idioma para o perfil de um usuário. Para atualizar o fuso horário usando a importação em massa, use o seguinte formato:

• Fuso horário (GMT +/- xx:xx). Por exemplo, (GMT-03:00) EUA/São_Paulo

Se você não usar o formato especificado, as informações não são atualizadas no aplicativo. Por exemplo, se você especificar apenas EUA/Sao_Paulo como o valor do fuso horário na planilha, as informações não refletirão no aplicativo. Para a lista de formatos de fuso horário compatíveis, consulte Modelos e planilhas do processo em massa.

Para obter as listas de fusos horários e idiomas suportados pelo ServiceAide Cloud Service Management, consulte o tópico Fusos horários e localidades válidas.

Importar usuários a partir de um arquivo Excel

Conforme descrito nas Operações de importação em massa, o processo de importação oferece duas operações: adicionar/atualizar e excluir. Esse procedimento cobre ambas as operações.

Observação: o processo de importação pode ser usado para importar mais que dados de usuários. É possível importar as organizações e outros objetos de banco de dados. O procedimento a seguir especifica dados de usuário, mas é válido para todos os tipos de dados. Use uma planilha separada no arquivo de dados do Excel para cada tipo de dados.

Siga estas etapas:

1. Prepare o arquivo do Excel para sua operação de importação em massa.
2. Vá para GERENCIAR, ADMINISTRAÇÃO, Ferramentas, Dados de processamento em massa.
3. Selecione o Modelo XLS para upload em massa de entidades Cloud ITSM.
4. Atualize a planilha Pessoas de contato com as informações necessárias e salve-a.
5. Clique em Escolher arquivo e selecione o arquivo de dados do Excel salvo.
6. Digite os detalhes necessários.
7. Selecione Importar/atualizar e clique em Fazer upload.
8. Quando a operação de importação for concluída, verifique os resultados:
   
   1. Revise a tabela de resumo de importação para o número de registros corretos e com falha para cada planilha no arquivo de dados do Excel.
   2. Para ver os registros que falharam, clique no registro em Linhas não processadas.
9. Para verificar se a importação foi bem-sucedida, verifique a organização e os usuários.
   Observação: para excluir usuários, siga o mesmo processo, mas selecione Excluir ao fazer o upload. Os registros que são especificados no arquivo do Excel são excluídos do banco de dados.