Gestión de usuarios y datos de la organización a través de la importación masiva

Se pueden realizar las siguientes operaciones a través de un archivo de datos de importación masiva:

• Agregar y suprimir usuarios y organizaciones.
• Asignar grupos de soporte a los usuarios.
• Actualizar datos de otros campos relacionados con los usuarios.

Para preparar el archivo de datos (hoja de cálculo), utilice la plantilla de Microsoft Excel proporcionada con la aplicación. El archivo de datos define las agregaciones, los cambios y las supresiones que deben realizarse en los datos de un usuario u organización. La plantilla se proporciona como un archivo independiente. Para descargar la plantilla:

1. Vaya a GESTIÓN, ADMINISTRACIÓN, Herramientas y Procesamiento masivo de datos.
2. Seleccione la plantilla llamada Plantilla XLS para la carga masiva de las entidades de Cloud ITSM.
3. Haga clic en Descargar.
   

El archivo de Excel tiene las siguientes hojas de cálculo:

1. Organizaciones: esta hoja de cálculo define la estructura de la organización y de las organizaciones hijo.             
2. Personas de contacto: esta hoja de trabajo define los usuarios de la aplicación.

Se utiliza la misma plantilla para las tres operaciones (adición, actualización y supresión).

El procesamiento masivo incluye las siguientes tareas:

1. Conocimiento de las operaciones de importación masiva
2. Preparación del archivo de datos de Excel
3. Importación de usuarios desde un archivo de Excel

Conocimiento de las operaciones de importación masiva

La importación masiva proporciona dos tipos de operaciones: agregación o actualización y supresión.

Nota: Compruebe si la operación de supresión se ha configurado para la organización.

• Agregación/actualización: Para la operación de agregación/actualización, se procesan los registros tal y como se muestra a continuación:
  
  • Se agregan los registros que no existen en la interfaz de usuario.
  • Se actualizan los registros existentes en la interfaz de usuario con la información proporcionada en el archivo de datos de Excel. Los campos vacíos permanecen sin cambios.

  Las restricciones son aplicables en los campos que se pueden modificar. Para los usuarios, se pueden actualizar todos los campos a excepción del campo Dirección de correo electrónico. Para las organizaciones, se pueden actualizar todos los campos excepto los campos Organización y Organización padre.

• Supresión: Cuando se utiliza la operación de supresión, se suprimen de la interfaz de usuario todas las entidades incluidas en la hoja de datos de Excel.

  Cuando se suprime un usuario a través del procesamiento masivo, la aplicación elimina esa cuenta completamente de la organización del cliente.

  Suprima todas las organizaciones hijo de una organización padre antes de suprimir la organización padre. Se pueden mostrar todas las organizaciones hijo y la organización padre en el archivo de datos y, a continuación, suprimir la jerarquía.

  Nota: Compruebe si la operación de supresión se ha configurado para la organización.

Preparación del archivo de datos de Excel

Este tema ayuda a preparar el archivo de datos de Excel utilizado para la importación masiva de los datos básicos del usuario y de la organización.

La importación masiva proporciona dos tipos de operaciones: agregación/actualización y supresión. Se utiliza la misma plantilla del archivo de datos para los dos tipos de operación. Solo se realiza un tipo de operación a la vez. Cuando se prepara el archivo de datos de Excel, se recomienda crear archivos separados para estas dos clases de operación.

Siga los pasos siguientes:

1. Vaya a GESTIÓN, ADMINISTRACIÓN, Herramientas, Procesamiento masivo de datos.
2. Seleccione Plantilla XLS para la carga masiva de las entidades de Cloud ITSM y haga clic en Descargar.
3. Abra la plantilla del archivo Excel y rellénela para las operaciones siguientes tal y como sea necesario:
   
   • Agregación/actualización: agrega nuevos usuarios nuevos y actualiza los registros existentes.
   • Supresión: elimina los usuarios de la IU.
4. Agregar/actualizar:
   • Seleccione la hoja de cálculo Organizaciones para introducir los datos de la organización. Agregue una fila y rellene los campos de la manera siguiente para cada una de las organizaciones que desee agregar:

     Importante: La función de importación masiva procesa las filas de datos de Excel en orden descendente. Si se crea una jerarquía para una organización, deben incluirse las nuevas organizaciones en orden descendente. Es decir, se deben crear primero las organizaciones padre y, a continuación, las organizaciones hijo.

     • Nombre de la organización. (Campo obligatorio) Proporcione el nombre de la organización, que es único dentro de la jerarquía de la organización. Se puede utilizar el mismo nombre para las organizaciones hijo que se encuentran en diferentes ramas de la jerarquía. Se puede utilizar mediante un delimitador de subrayado doble (">>") para la jerarquía de la organización padre. Ejemplo:
       
       • Nombre de la organización: India; Organización padre: ServiceAide
       • Nombre de la organización: EE.UU.; Organización padre: ServiceAide
       • Nombre de la organización: RR.HH., Organización padre: ServiceAide>>India
       • Nombre de la organización: R.R.H.H.; Organización padre: ServiceAide>>EE.UU.

       Límites: Solo se permite el uso de los caracteres alfanuméricos, espacios y los caracteres [ _ | - | ' | , ].

     • Organización padre. Si la organización es una organización hijo, proporcione el nombre de la organización padre. Se recomienda proporcionar la jerarquía completa mediante el delimitador de subrayado doble (">>"). Sin embargo, el proceso de importación masiva puede procesar correctamente cualquier combinación de nombre de organización-Organización padre que sea única de un cliente.
   • Seleccione la hoja de cálculo Personas de contacto para introducir los datos del usuario. Agregue una fila y rellene los campos de la manera siguiente para cada uno de los usuarios que desee agregar o actualizar:
     • Nombre y Apellidos. Estos campos son obligatorios.
     • Relación. La relación del usuario con la organización.
     • Nombre de la organización. Especifica las organizaciones a las cuales pertenece el usuario. Este campo es obligatorio y las entradas deben ser válidas. La organización debe existir en la interfaz de usuario. Un usuario puede pertenecer a más de una organización. Para introducir varias organizaciones, utilice un delimitador para separar los nombres de organización. El delimitador es configurable y el valor predeterminado es "~~".
     • ID de usuario del sistema definido por el cliente. El ID de inicio de sesión de la persona de contacto.
     • Tipo de licencia. Especifique el tipo de licencia del usuario.
       Valores: Autoservicio: Usuario de autoservicio; Fija: Administrador; Flotante: Analista.
     • Activar inicio de sesión. Para activar o desactivar el inicio de sesión para la persona de contacto, especifique Sí o No respectivamente.
     • Usuario VIP. Indique Sí para indicar que el usuario es un usuario VIP, especifique No para cualquier otro caso.
     • Mecanismo de notificación. Especifique como Ninguno, Correo electrónico o Buscapersonas.
     • Excluir de la evaluación del servicio. Especifique No para enviar las solicitudes de evaluación de satisfacción del servicio al cliente.
     • Otros campos. Los campos de información básica de usuario restantes son opcionales. También se pueden especificar valores para la zona horaria. Si no se especifica ninguna zona horaria, se utiliza el valor predeterminado de la organización del usuario. Si no se especifica ningún idioma, el perfil del usuario se establecerá como inglés. 
   • Guarde y cierre el archivo de Excel.

     Una vez preparado el archivo Excel, ya se puede utilizar para agregar o actualizar los datos de los usuarios y de las organizaciones en la interfaz de usuario.

5. Suprimir:
   • Seleccione la hoja de cálculo Organizaciones para introducir los datos de la organización en un archivo de Excel nuevo.

     Nota: Se puede utilizar una nueva copia de la plantilla o se puede utilizar un archivo de datos existente con los datos de la organización del usuario. Si se utiliza un archivo existente, deben eliminarse todas las entradas de datos excepto las entradas referentes a los usuarios y organizaciones que se desean suprimir.

   • Agregue una fila y rellene los campos Organización y Organización padre (si se aplica) para cada organización que se desee suprimir. Estos campos son los únicos campos necesarios para las operaciones de supresión de la organización.

     Importante: La función de importación masiva procesa las filas de datos de Excel en orden descendente. Si se suprime una jerarquía para una organización, deben incluirse las organizaciones en orden ascendente. Es decir, las organizaciones hijo deben aparecer antes que las organizaciones padre.

   • Seleccione la hoja de cálculo Personas de contacto para introducir los datos del usuario en un archivo de Excel nuevo.
   • Para eliminar un usuario, agregue una fila y realice uno de los siguientes pasos:
     
     • Agregue la columna ID de fila al final de la hoja de cálculo Persona de contacto. Especifique el ID del usuario que desee eliminar.
     • Especifique solo el ID del usuario del cliente definido por el sistema del usuario que desee suprimir.
     • Especifique el nombre único y el apellido del usuario que desea eliminar.
     • Especifique solamente la dirección de correo electrónico del usuario que desee eliminar.
   • Guarde y cierre el archivo de Excel.
     Una vez preparado el archivo Excel, ya se puede utilizar para suprimir los datos de los usuarios y de las organizaciones de la interfaz de usuario.

Reglas para agregar el nombre de la organización a los usuarios/contactos

Cuando se proporciona el nombre de la organización (organización primaria) a un usuario, siempre se debe mencionar la jerarquía de la organización. Las reglas siguientes se aplican cuando se agregan usuarios/contactos mediante la importación masiva: 

1. Si no hay una organización con el mismo nombre que la organización de nivel de raíz y solo se especifica el nombre de la organización, entonces los contactos/usuarios estarán asociados con la organización de nivel de raíz.
2. Para asignar el usuario a una organización diferente, especifique la ruta jerárquica.
   Nota: Si hay varias organizaciones activas con el mismo nombre, bajo las mismas jerarquías o bajo jerarquías diferentes, la aplicación muestra el error "Organization Name specified in the enrollment data sheet does not exist or is ambiguous" (No existe el nombre del nombre de la organización especificado en la hoja de datos de la inscripción o es ambiguo). 

Regla para agregar/modificar una organización que tiene una organización padre

Asegúrese de que los nombres de las organizaciones que se encuentren debajo de la misma organización padre sean únicos.

Nota: Si hay varias organizaciones activas con el mismo nombre y el mismo nombre de organización padre, la aplicación muestra el error "Más de una organización existe con el nombre de la organización padre especificado en la hoja de datos de la inscripción".

Valores de idioma y de zona horaria aceptados

Para la importación masiva, se pueden especificar los valores para la zona horaria y el idioma de la información del perfil de un usuario. Para actualizar la zona horaria mediante la importación masiva, utilice el siguiente formato:

• Zona horaria (GMT +/-xx:xx). Para example, (GMT -03:00) América/São Paulo

Si no utiliza el formato especificado, no se actualizará la información en la aplicación. Por ejemplo, si solo se especifica América/São Paulo como el valor de la zona horaria en la hoja de cálculo, la información no se reflejará en la aplicación. Para obtener la lista de formatos de zonas horarias compatibles, consulte Hojas de cálculo y plantillas del proceso masivo.

Para comprobar las listas de zonas horarias y los idiomas compatibles con Cloud Service Management, consulte Configuraciones regionales y zonas horarias válidas.

Importación de usuarios desde un archivo de Excel

Tal y como se describe en la sección Operaciones de importación masiva, el proceso de importación ofrece dos tipos de operación: agregación/actualización y supresión. Este procedimiento cubre ambas operaciones.

Nota: Este proceso de importación se puede utilizar para importar más que los datos del usuario. Se pueden importar organizaciones y otros objetos de la base de datos. El procedimiento siguiente especifica datos del usuario, pero es válido para todos los tipos de datos. Utilice una hoja de cálculo independiente en el archivo de datos de Excel para cada tipo de datos.

Siga los pasos siguientes:

1. Prepare el archivo de Excel para la operación de importación masiva.
2. Vaya a GESTIÓN, ADMINISTRACIÓN, Herramientas, Procesamiento masivo de datos.
3. Seleccione Plantilla XLS para la carga masiva de las entidades de Cloud ITSM.
4. Actualice la hoja de cálculo Personas de contacto con la información necesaria y guarde la hoja de cálculo.
5. Haga clic en Choose File (Elegir archivo) y busque el archivo de datos de Excel guardado.
6. Introduzca los detalles obligatorios.
7. Seleccione Importar/actualizar y haga clic en Cargar.
8. Cuando se complete la operación de importación, verifique los resultados:
   
   1. Revise la tabla de resumen de la importación para ver los recuentos de los registros correctos y erróneos de cada hoja de cálculo en el archivo de datos de Excel.
   2. Para ver los registros con errores, haga clic en el registro dentro de Unprocessed Rows (Filas sin procesar).
9. Para comprobar que la importación se ha ejecutado correctamente, compruebe la organización y los usuarios.
   Nota: Para suprimir los usuarios, siga el mismo proceso, pero seleccione Suprimir mientras se carga. Los registros que se especifican en el archivo de Excel se suprimen de la base de datos.