Gerenciar usuários

Este artigo contém os seguintes tópicos:

A guia Gerenciar permite que os administradores de inquilinos façam as seguintes tarefas:

• Adicione os usuários ao sistema, um por vez ou por meio da importação em massa. É possível manter, atualizar e desativar as informações do usuário.
• Controle o acesso de usuários ao atribui-los a grupos com permissões e funções específicas.
• Acesse os principais campos de aplicativo para todos os serviços visando ao gerenciamento eficiente dos dados de aplicativos do usuário.

O diagrama a seguir ilustra o cenário:

Adicionar usuários

A primeira etapa do gerenciamento de usuários é adicionar integrantes da organização como usuários. É possível adicionar um usuário por vez ou em grupos com o recurso de importação em massa.

Os novos usuários poderão receber uma notificação automática por email fornecendo suas credenciais de logon. Eles recebem essa notificação se a configuração de notificação por email para sua organização estiver ativada.

Se sua organização contiver uma ou mais suborganizações, é possível adicionar usuários a uma ou mais dessas entidades.

Esses procedimentos explicam como adicionar um único usuário e como adicionar um usuário existente a outra organização. Também é possível gerenciar os usuários em massa, usando o recurso de Importação em massa.

Siga estas etapas: (adicionar usuários)

1. Vá para GERENCIAR, Administração, Ferramentas e clique em Usuários.

2. Clique em Criar usuários e preencha os campos obrigatórios.
   Observação: o campo Endereço de email oferece suporte a caracteres alfanuméricos e especiais [_ | - | . | $ | # | ' | *]

3. Selecione o Tipo de licença e a organização à qual você deseja adicionar um usuário. O tipo de licença define a função do usuário.
   Observação: os seguintes tipos de licença estão disponíveis: Autoatendimento (usuário de autoatendimento), Fixa (administrador), Flutuante (analista) e Serviços web (usuário de serviços web). Para obter mais informações sobre os vários tipos de licença, consulte Gerenciar o acesso por meio de licenças.
4. Clique em Criar e editar.
5. Preencha os campos adicionais, como organização, função e grupo.
6. Para conceder acesso a aplicativos, atribua o usuário a grupos relevantes.
7. Clique em Salvar.

   O usuário é adicionado.

Siga estas etapas (adicione um usuário existente a outra organização):

1. Vá para GERENCIAR, ADMINISTRAÇÃO, Ferramentas e clique em Organizações.
2. Selecione a organização à qual você deseja adicionar um usuário. Por padrão, a organização de nível superior já está selecionada.  
3. Clique em Usuários.
4. Clique em Relacionar existente e selecione o usuário.
5. Para conceder acesso a aplicativos, atribua o usuário a grupos relevantes.

6. Clique em Salvar.
   O usuário é adicionado.

Pesquisar usuários existentes

Em uma organização de grande porte, localizar o registro de um único usuário pode ser desanimador. Na página Administração de usuários, é possível encontrar um registro do usuário da seguinte maneira:

• Filtro: o filtro fornece opções para limitar os resultados de usuário pelas seguintes categorias:
  • Organização – filtros dos usuários para as organizações selecionadas.
  • Grupo de suporte – filtra pelos grupos selecionados.
  • Funções – filtra pelas funções selecionadas.
  • Tipo de licença – filtros de acordo com os tipos de licença selecionados.
  • Status – filtra pelo status ativo ou inativo dos usuários.
  • Tipo – filtra pelo tipo de usuário. Selecione os usuários do sistema para obter uma lista de usuários do serviço web.
• Pesquisar usuários: a página de pesquisa permite digitar qualquer parte do nome, sobrenome ou endereço de email do usuário. Os resultados são filtrados automaticamente para todos os registros de usuário correspondentes em sua organização, limitados apenas a usuários ativos. Se for um administrador de várias organizações, os resultados da pesquisa serão limitados à organização selecionada.

Observação: essas opções de pesquisa são mutuamente exclusivas. A aplicação de um filtro limpa automaticamente qualquer entrada atual no outro filtro.

Atualizar informações do usuário

Você pode atualizar os seguintes tipos de informações do usuário:

• Propriedades básicas e avançadas do usuário incluindo o nome de usuário.
• Associar grupos.
• Associar organizações.

Observação: para modificar o nome de usuário, defina o parâmetro de configuração ALLOW_EDITING_USER_NAME como Yes. Para obter mais informações, consulte ALLOW_EDITING_USER_NAME.

Os grupos aos quais sua organização se inscreve podem exigir algumas informações adicionais do usuário. As alterações a essas informações podem ser feitas pela tela Administração de usuários.

Siga estas etapas:

1. Abra a tela Administração de usuários no menu GERENCIAR.
2. Localize o usuário que deseja atualizar.
   Observação: é possível usar o Filtro ou o campo Pesquisar usuários para localizar o usuário desejado rapidamente.
3. Passe o cursor do mouse sobre o usuário na lista, clique no ícone , na coluna do canto esquerdo, e em Editar propriedades.
4. Atualizar as informações necessárias.
5. Clique em Salvar.

Redefinir senha do usuário

Como administrador de inquilinos, você pode redefinir a senha de qualquer usuário no seu controle.

Observação: os administradores de inquilinos não podem redefinir a própria senha usando essa funcionalidade.

Siga estas etapas:

1. Abra a tela Administração de usuários em GERENCIAR, Administração, Ferramentas e clique em Usuários.
2. Passe o cursor do mouse sobre o usuário na lista, clique no ícone , na coluna do canto esquerdo, e em Editar propriedades.
3. Na guia Básico, execute uma das seguintes ações:
   
   • Digite uma nova senha e digite novamente a senha no campo Alterar senha. Clique no botão Alterar senha.
     Uma mensagem de alteração de senha bem-sucedida ou de violação de diretiva é exibida. 
   • Selecione Enviar email. Um email com um link de redefinição de senha é enviado ao usuário. O usuário pode clicar no link e redefinir a senha.

   A senha do usuário é redefinida.

Você também pode redefinir a senha de um usuário de serviços web.

Siga estas etapas:

1. Abra a tela de administração de senha de usuário de serviços web em GERENCIAR, ADMINISTRAÇÃO, Ferramentas e clique em Redefinir senha de usuário de serviços web.
2. Procure e selecione o usuário de serviços web.
3. Execute uma das ações a seguir:
   • Digite os detalhes da nova senha e clique em Aplicar mudanças.
   • Clique no botão Redefinir senha. Um email com um link de redefinição de senha é enviado ao usuário. O usuário pode clicar no link e redefinir a senha.
   A senha do usuário de serviços web é redefinida.

Atribuir usuários a grupos

Como administrador de inquilinos, é possível atribuir usuários a grupos para lhes dar acesso aos serviços aos quais sua organização se inscreve. Depois de atribuir um usuário a um grupo, o usuário pode acessar o aplicativo por meio da interface do usuário.

É possível atribuir um grupo ao criar um usuário ou adicionar um usuário existente a um grupo.

É possível remover o acesso a um grupo a qualquer momento.

Siga estas etapas:

1. Vá para GERENCIAR, ADMINISTRAÇÃO, Ferramentas e clique em Usuários.
2. Localize o usuário ao qual você deseja atribuir o grupo.

   Observação: é possível usar o Filtro rápido ou o campo Pesquisar usuários para localizar o usuário desejado rapidamente.

3. Passe o cursor do mouse sobre o usuário na lista, clique no ícone , na coluna do canto esquerdo, e em Editar propriedades.

4. Clique em Grupos e clique em Relacionar existente.

5. Adicione o grupo e clique em Salvar.

   A atribuição de usuário para os serviços selecionados é atualizada.

Criar mais administradores de inquilinos

Uma organização pode ter vários administradores de inquilinos. Os administradores de inquilinos podem designar outros usuários como administradores de inquilinos adicionais para sua organização. Um usuário pode ser designado como administrador de inquilinos para qualquer organização à qual pertencer. O administrador de inquilinos tem privilégios administrativos para a organização selecionada e para qualquer organização filha existente ou adicionada.

Siga estas etapas:

1. Vá para GERENCIAR, ADMINISTRAÇÃO, Ferramentas e clique em Usuários.
2. Localize o usuário que você deseja designar como um administrador de inquilinos.
3. Passe o cursor do mouse sobre o usuário na lista, clique no ícone na coluna no canto esquerdo e clique em Editar propriedades. 
4. Selecione o Tipo de licença como Fixo.
   Observação: atribua o usuário ao grupo de administração para fornecer os privilégios de administrador.
5. Clique em Salvar para criar o administrador de inquilinos.
   Observação: para revogar os privilégios de administrador de inquilinos, siga este procedimento e altere o tipo de licença para Autoatendimento. Os administradores de inquilinos não podem revogar seus próprios privilégios administrativos.

Desativar usuários

Se você não deseja que os usuários acessem os grupos e organizações associados, é possível desativá-los. Ao ser desativado, o usuário não poderá efetuar logon no aplicativo. Os usuários desativados não são removidos da grade de gerenciamento de usuário. Eles são exibidos na grade, mas a coluna Tipo de licença é exibida em branco. Veja a seguir alguns cenários para desativar usuários:

• O usuário está de licença.
• O usuário violou os termos de uso.
• Clientes que usam recursos do contrato que transitam de um lado para o outro com frequência. Em vez de recriar a conta todas as vezes, o cliente pode simplesmente desativá-la.
• Clientes que seguem um modelo de licenciamento por usuário ativo, que lhes permite cobrar com base no número de usuários ativos em um inquilino.

Observação: para obter mais informações sobre a ativação e desativação de usuário, consulte o próximo tópico Considerações — Ativação e desativação de usuário.

Para os usuários desativados, suas contribuições em comunidades, que consistem em publicações em painéis, permanecerão registradas.

Siga estas etapas:

1. Vá para GERENCIAR, ADMINISTRAÇÃO, Ferramentas e clique em Usuários. 

2. Passe o cursor do mouse sobre o usuário na lista, clique no ícone , na coluna no canto esquerdo, e clique em Desativar usuário.
   O usuário é desativado.

Considerações: ativação e desativação de usuários

Revise as seguintes informações:

Observação: quando um usuário é criado, o usuário é ativado por padrão.

• Privilégios: um administrador de inquilinos ou administrador de grupos de segurança pode ativar ou desativar um usuário.
  • Se um administrador de inquilinos ou administrador de grupos de segurança desativar um usuário, esse usuário não será desativado globalmente. Para desativar o usuário globalmente, desative-o de todas as organizações em que o usuário existe.
  • Os usuários não podem se desativar a si mesmos.
  • Um administrador de grupos de segurança não pode desativar um usuário que esteja em um nível de acesso superior.

• Logon: um usuário desativado que pertença a apenas um único inquilino não pode efetuar logon.

• • Se um usuário que pertence a vários inquilinos for desativado de um inquilino, o usuário ainda pode efetuar logon. Isso acontece porque o usuário ainda está ativo em outros inquilinos.
  • Se um usuário for desativado de todos os inquilinos associados, ele não poderá efetuar logon.

• Escopo: a ativação e a desativação de usuários ocorrem dentro do contexto da organização. Por exemplo, se um usuário pertencer a várias organizações com o mesmo inquilino e for desativado em uma organização, ele ainda poderá efetuar logon no inquilino.

• Notificações:

• • Os usuários não recebe nenhum email quando são desativados.
  • Os usuários recebem um email quando são reativados.
  • Os usuários desativados não receberão nenhum email de senha esquecida.