Gestión de tareas de un proyecto

Tras configurar los parámetros iniciales del proyecto, se agregan las tareas que los miembros del proyecto desean llevar a cabo para completarlo. Se muestran las tareas que se crean en los carriles en el tablero de tareas del proyecto. Desde el tablero de tareas, se llevan a cabo todas las actividades de gestión de proyectos asociadas con las tareas del proyecto.

Nota: El perfil de usuario controla el nivel de acceso que permite realizar las tareas que se describen en este artículo. Por ejemplo; administrador, analista, etc. Para obtener más información, consulte Quién puede utilizar el centro de proyectos.

Este artículo contiene los siguientes temas:

Acerca del tablero de tareas

El tablero de tareas consiste en una utilidad inspirada en Kanban que permite ver, organizar y gestionar las tareas de los proyectos. El tablero de tareas contiene carriles de tareas. Los carriles de tareas son una recopilación de tareas. Las tareas se agrupan por un tema común. Los carriles de tareas contienen todas las tareas asociadas con el proyecto.

Cómo funcionan los carriles de tareas

Los carriles de las tareas contienen tareas relacionadas con un proyecto y se agrupan por un tema común. Por ejemplo, los carriles pueden contener tareas que se basan en lo siguiente:

Estado de la tarea (por ejemplo, Sin asignar, En curso, Finalizado)
Propietario de la tarea (por ejemplo, Marketing, Ingeniería, Soporte técnico, Documentación)
Cualquier otro tema o categorización común que se necesite.

De forma predeterminada, el tablero de tareas contiene los siguientes carriles:

asunto pendiente
en proceso
done

Gracias a los carriles, se pueden realizar las siguientes tareas:

Entre el primer y el último carril, crear tantos carriles como se precisen.
Cambiar el nombre de los carriles.
Suprimir carriles, a excepción del primer (asunto pendiente) y el último carril (finalizado).
Nota: No se puede suprimir ningún carril que contenga alguna tarea.
Mover los carriles a una ubicación distinta del tablero de tareas mediante la función de arrastrar y soltar.
Nota: No se pueden mover el primer (asunto pendiente) ni el último carril (finalizado).
Agregar todas las tareas que se precisen en cada carril. En la parte superior de cada carril, es posible ver el número de tareas que este contiene.
Mover tareas de un carril a otro mediante la función de arrastrar y soltar.
Filtrar las tareas haciendo clic en las fichas de filtro pertinentes, que se encuentran en la parte superior del tablero de tareas.
Buscar tareas en los carriles (por medio de la opción Buscar tareas) para encontrar tareas concretas.

Importante: Sus credenciales de inicio de sesión deben admitir las capacidades de permisos de edición del proyecto para modificar los carriles.

Uso de cuadros de tareas

Las tareas se muestran en los carriles como cuadros de tareas. Los cuadros de tareas azules indican que hay un ticket asociado con la tarea. Los cuadros de tareas blancos indican que no existe ningún ticket asociado con la tarea.

Con los cuadros de tareas, se pueden realizar las siguientes tareas:

Mover tareas de un carril a otro arrastrando y soltando los cuadros de tareas.
Subir o bajar cuadros de tareas dentro del carril para reordenarlos.
Ver y actualizar los detalles de esa tarea. Para abrir la tarea, se hace clic en el cuadro de tarea.
Nota: Cuando se muestran cuadros de tareas en el carril Finalizar, estos aparecen como inaccesibles (atenuados). Sin embargo, puede seguir editando esas tareas; para ello, haga doble clic en el cuadro de tarea.

Creación de carriles de tareas

Los carriles de tareas se crean según se necesiten. A continuación, se da nombre a los carriles según el estado de la tarea (por ejemplo, Pendiente de verificación) o cualquier otra categorización que se requiera.

Siga los pasos siguientes:

Abra el Tablero de tareas haciendo clic en ESPACIOS DE TRABAJO, PROYECTO, Centro de proyectos.
En el tablero de tareas, haga clic el cuadro de proyecto para abrir el proyecto en una nueva ficha.
Haga clic en Agregar carril.
Introduzca un nombre para el carril y pulse la tecla Intro (o haga clic fuera del carril) a fin de crearlo.
(Opcional) Para mover el carril a una ubicación distinta del tablero de tareas, haga clic en el encabezado del carril y, a continuación, arrastre el carril a la ubicación deseada y suéltelo allí.
(Opcional) Para cambiar el nombre del carril, haga clic en el icono del lápiz situado en el encabezado del carril, especifique un nuevo nombre para el carril y, a continuación, pulse la tecla Intro (o haga clic fuera del carril).

Nota: Para suprimir un carril, haga clic en el icono X que se encuentra en la esquina superior derecha del encabezado de este. El icono X no se mostrará en los carriles que contengan alguna tarea, ni tampoco en el primer ni en el último.

Creación de tareas

Las tareas constituyen la base de nuestros proyectos. Se pueden crear todas las tareas que se precisen para cumplir los objetivos, los presupuestos y las fechas límites de los proyectos.

Siga los pasos siguientes:

Abra el Tablero de tareas haciendo clic en ESPACIOS DE TRABAJO, PROYECTO, Centro de proyectos.
En el tablero de tareas, haga clic el cuadro de proyecto para abrir el proyecto en una nueva ficha.
Para agregar una tarea a un carril, haga clic en el icono + que se encuentra en la parte superior de dicho carril.
Rellene los detalles de la tarea en el cuadro de diálogo Propiedades de la tarea y haga clic en Guardar.

La tarea se agrega al carril como un cuadro.

Importación de tickets como tareas

Se pueden importar los tickets en el centro de proyectos. Los tickets importados se muestran como tareas en los carriles de tareas. Para importar los tickets como tareas:

Abra el Tablero de tareas haciendo clic en ESPACIOS DE TRABAJO, PROYECTO, Centro de proyectos.
En el tablero de tareas, haga clic el cuadro de proyecto para abrir el proyecto en una nueva ficha.
Apunte al icono Crear tarea en el carril de tareas. Aparecerá la opción para importar los tickets.
Haga clic en Importar ticket, seleccione o busque los tickets que desee y haga clic en Importar tickets seleccionados.

Nota: No se pueden importar los tickets que están relacionados con otras tareas.

Ver y modificar los detalles de las tareas

Después de crear la tarea, el cuadro de diálogo Propiedades de la tarea permite llevar a cabo las siguientes tareas:

Bloquear o desbloquear una tarea. Se puede marcar una tarea como bloqueada cuando en ella quede pendiente una acción. Esta tarea se conoce como una "tarea bloqueadora". No se podrá completar el proyecto o la tarea hasta que se desbloquee la tarea. Por ejemplo, imagine una tarea que requiere una aprobación. Es posible marcar dicha tarea como bloqueada hasta que se haya completado el proceso de aprobación.
Asignar un propietario de la tarea. Es posible asignar la tarea a cualquiera de los miembros del equipo que figuren en la ficha Equipo.
Nota: Se puede anular la asignación del propietario de la tarea haciendo clic en el menú desplegable y seleccionando Eliminar asignación.
Establecer la prioridad de la tarea. Las opciones disponibles son Baja, Medio, Alta y Crítica.
Establezca una fecha de vencimiento para la finalización de la tarea.
Introduzca el número estimado de horas que se requieren para completar la tarea.
Seleccionar el carril de la tarea. Este campo se rellena automáticamente con el nombre del carril al que pertenece el icono Agregar tarea (signo más) en el que se hizo clic. Es posible modificar este campo para asignar la tarea a un cuadro distinto.
Introducir las horas invertidas en la tarea. Actualice el número de horas que ya se han invertido en la tarea.
Relacione la tarea con un ticket. Es posible relacionar una tarea con un ticket abierto o uno nuevo.

Siga los pasos siguientes:

Abra el Tablero de tareas haciendo clic en ESPACIOS DE TRABAJO, PROYECTO, Centro de proyectos.
En el tablero de tareas, haga clic el cuadro de proyecto para abrir el proyecto en una nueva ficha.
Haga clic en un cuadro de tarea para abrir el cuadro de diálogo Propiedades de la tarea.
En este cuadro de diálogo puede ver los detalles de la tarea y también modificarlas.
Haga clic en Guardar o en Guardar y cerrar.

Cálculo del tiempo total invertido en una tarea

Puede monitorizar el progreso que se está realizando en la tarea en lo que respecta al tiempo invertido en ella. Como propietario de la tarea, se puede registrar el número de horas que invierte en las tareas de la siguiente forma:

Abra la tarea.
Introduzca el número de horas invertidas en el campo Registro de tiempo y haga clic en Agregar registro de tiempo.

Se actualizará el campo Tiempo total, que se encuentra debajo del campo Registro de tiempo. En este campo se muestra el total acumulado de todas las entradas de registro de tiempo que efectúe para esa tarea. Si la tarea está asociada a un ticket, las entradas de registro de tiempo para ese ticket también se agregan a la tarea.

Ejemplos:

En la siguiente tabla se muestran ejemplos sobre cómo calcular el tiempo total invertido en una tarea.

Ejemplo	Descripción
Tiempo invertido en una tarea del proyecto sin ningún ticket asociado	Introduzca el tiempo que se ha invertido en la tarea en el campo Registro de tiempo. El tiempo se agrega en el campo de solo lectura Tiempo total para esa tarea. Se suman todos los valores de Tiempo total de las diversas tareas del proyecto a fin de mostrar el valor de Total del tiempo invertido en lo que respecta al proyecto.
Tiempo invertido en una tarea del proyecto con un ticket asociado	En este caso, considere los siguientes 2 valores para calcular el tiempo total de la tarea: El tiempo total invertido en el ticket que está asociado a la tarea: la suma de las entradas del registro de trabajo para el ticket se utiliza para calcular el tiempo. El valor introducido en el campo Registro de tiempo de la tarea (que es adicional al tiempo invertido en relación con el ticket asociado a la tarea). El valor de Tiempo total de la tarea se calcula mediante una suma del valor 1 y 2.
Tiempo invertido en una tarea del proyecto con un ticket asociado (y que cuente con tickets hijo)	En este caso, considere los siguientes 3 valores para calcular el tiempo total de la tarea: El tiempo total que se ha invertido en el ticket que está asociado a la tarea. La suma de las entradas del registro de trabajo de todos los tickets hijo del ticket. El valor en el campo Registro de tiempo de la tarea. El campo Registro de tiempo es además el tiempo invertido en el ticket que está asociado a la tarea. El valor de Total del tiempo invertido de la tarea se calcularía mediante una suma de los valores 1, 2 y 3.
Tiempo invertido en una tarea del proyecto con un ticket asociado, pero no relacionado y relativo a una nueva tarea del proyecto	El usuario registra 8 horas en el Ticket A asociado a la Tarea A. El Ticket A se ha asociado incorrectamente a la Tarea A y se debe asociar a la Tarea B. El usuario elimina la relación entre el Ticket A y la Tarea A y lo relaciona con la Tarea B. El usuario registra otras 10 horas en el Ticket A pero asociado a la Tarea B. Por lo tanto, el cálculo se realiza tal y como se muestra a continuación: En la Tarea A, el tiempo invertido en el Ticket A representaría 0 horas, ya que el ticket no está relacionado. En la Tarea B, el tiempo invertido en el Ticket A representaría 18 horas, ya que el Ticket A está relacionado con la Tarea B, con independencia de donde se ha invertido el tiempo.
Tiempo invertido en una tarea del proyecto con un ticket asociado y entradas del registro de trabajo del ticket con un tiempo invertido negativo	La aplicación agrega el tiempo invertido en el ticket sin tener en cuenta si el tiempo es positivo o negativo. El tiempo total que se ha invertido en la tarea será una suma de lo siguiente: Tiempo total invertido en relación con el ticket (la suma de todos los registros de trabajo). Tiempo total invertido en la tarea (que es adicional al tiempo invertido en relación con el ticket asociado).

Asignación de un propietario a la tarea

Solo es posible asignar la tarea a los usuarios que sea miembros del proyecto.

Siga los pasos siguientes:

Abra el Tablero de tareas haciendo clic en ESPACIOS DE TRABAJO, PROYECTO, Centro de proyectos.
En el tablero de tareas, haga clic el cuadro de proyecto para abrir el proyecto en una nueva ficha.
Haga clic en un cuadro de tarea para abrir el cuadro de diálogo Propiedades de la tarea.
En el campo Propietario, escriba un nombre y seleccione a un miembro del equipo de los resultados sugeridos por la búsqueda.

Cree la lista de comprobación para una tarea

Para completar una tarea, es necesario un miembro del proyecto para completar ciertas actividades. Se pueden registrar actividades tales como elementos de la lista de comprobación dentro de una tarea.

Para agregar una lista de comprobación a una tarea:

Abra la tarea deseada.
Aparecerá la ventana Propiedades de la tarea.
Haga clic en la lista de comprobación de los vínculos de anclaje o expanda la sección Lista de comprobación.
Introduzca el elemento de la lista de comprobación y haga clic en Agregar. Se pueden agregar varios elementos a la lista.

Nota: Seleccione la casilla de verificación junto al elemento de la lista de comprobación una vez esté completo. Se puede ver una lista de los elementos completados expandiendo la sección Completado.

Gestión de un elemento de la lista de comprobación

Se puede editar un elemento de lista de comprobación, eliminar un elemento o mover la posición de un elemento.

Para editar, haga clic en el elemento de la lista de comprobación, introduzca las actualizaciones y pulse la tecla Intro.

Para suprimir, apunte en el elemento de la lista de comprobación y haga clic en el icono Suprimir.

Para cambiar la posición de un elemento de la lista de comprobación, seleccione el elemento y arrástrelo y suéltelo en la ubicación deseada.

Relación de tickets y tareas

Es posible establecer una relación entre tareas y tickets mediante los siguientes métodos:

Relacionar tareas con tickets desde el centro de proyectos.
Relacionar tickets con tareas desde el centro de tickets.

Vinculación de tareas con tickets desde el centro de proyectos

Es posible relacionar una tarea con un ticket abierto o uno nuevo.

Para relacionar la tarea con un ticket existente:

Haga doble clic en la tarea para abrir el cuadro de diálogo Propiedades de la tarea.
Haga clic en Relacionar ticket.
Busque el ticket existente, selecciónelo y haga clic en Relacionar.

Para relacionar la tarea con un nuevo ticket:

Haga doble clic en la tarea para abrir el cuadro de diálogo Propiedades de la tarea.
Haga clic en Nuevo ticket, se abrirá el Bloc de notas en una nueva ficha.
Especifique la Información del ticket y haga clic en Enviar.
Verifique que se actualiza la tarea en el tablero de tareas con los detalles del ticket.

Vinculación de tickets con tareas desde el centro de tickets

Es posible relacionar un ticket abierto o uno nuevo con una tarea en la sección Proyectos/Tarea del proyecto relacionados de un ticket.

Siga los pasos siguientes:

Abra el ticket, desplácese a la sección llamada Proyectos/Tarea del proyecto relacionados y haga clic en Tarea del proyecto.
Haga clic en Relación de tareas del proyecto.
Busque y seleccione un proyecto para ver las tareas que contiene.
Seleccione la tarea.

Anulación de la relación de tickets con tareas

Puede anular la relación de tickets y tareas mediante el centro de proyectos y el centro de tickets.

En el centro de proyectos:

Haga doble clic en la tarea para abrir el cuadro de diálogo Propiedades de la tarea.
Haga clic en ANULAR RELACIÓN DEL TICKET.

En el centro de tickets:

Vaya a la sección Proyectos/Tarea del proyecto relacionados del ticket pertinente.
Sitúe el ratón en la fila de la tarea, haga clic en el botón de flecha izquierda y seleccione Anular relación de la tarea del proyecto.