Tareas de gestión de activos

La gestión de activos conlleva la realización de las actividades diarias para el mantenimiento de los datos de los activos. ServiceAide Cloud Service Management permite gestionar todos los aspectos de los activos de tecnología de información mediante la función Gestor de activos. Como gestor de activos, se pueden gestionar activos de TI a lo largo de su ciclo de vida, que es necesario para prestar servicios de TI.

Se puede ver la lista de activos en el repositorio de activos en el espacio de trabajo Centro de activos. El espacio de trabajo Centro de activos está disponible para que los gestores de activos y analistas vean y gestionen activos. El espacio de trabajo muestra los distintivos que ayudan a ver el número total de activos en cada una de las siguientes categorías:

Todos los activos
Número total de activos físicos
Número total de activos virtuales
Número total de activos detectados

Rol de gestor de activos

Requisitos previos:

Inicie sesión en la aplicación como gestor de activos.
Se debe tener en cuenta el ciclo de vida de los activos.

Un gestor de activos realiza las siguientes tareas:

Gestión de activos
Relacionar los activos con otros activos
Relacionar los activos con los tickets
Relacionar los activos a los elementos de configuración
Realizar una búsqueda global en los activos

Se pueden realizar las siguientes tareas en el espacio de trabajo Centro de activos:

Buscar activos

Utilice la herramienta de búsqueda para localizar uno o varios activos de un cierto tipo. La herramienta de búsqueda permite buscar activos en la base de datos en función de la organización a la que se pertenece. Proporcione el número de serie, estado o el nombre del activo como criterio de búsqueda. Esta función permite limitar el ámbito de la búsqueda aún más al proporcionar más criterios de búsqueda. En función de los criterios de búsqueda que se especifiquen, aparecerá una lista de activos coincidentes en los resultados de búsqueda. Al hacer clic en el nombre de un activo aparece información acerca del activo en la página de detalles del activo.

Términos de búsqueda

Los términos de búsqueda se tratan como palabras independientes y pueden encontrarse en diferentes campos dentro de un registro. Por ejemplo, la búsqueda de José Pérez devuelve los elementos con "José Pérez", así como un contacto con este nombre.
Los términos de búsqueda están separados por límites de letra, número y signos de puntuación. Por ejemplo, si se busca Test123 se devuelven elementos con Test 1 y 3.
Se puede filtrar la búsqueda con los parámetros de la izquierda y con caracteres especiales en el texto de búsqueda tal y como se muestra.

Ejemplo	Resultados
enrutador*	enrutador y cualquier palabra con caracteres después de esta.
impresora de red	red o impresora o ambos términos.
red + impresora	Ambas palabras: red e impresora.
"impresora de red"	La frase completa impresora de red.

Los criterios de búsqueda para un activo son: nombre, número de serie, número del orden de compra, nombre de modelo, propietario (nombre y apellidos).
Criterios de búsqueda de un modelo: nombre del modelo.
Criterios de búsqueda para un fabricante: nombre de fabricante.

Cambio del ámbito de la búsqueda

De forma predeterminada, la herramienta de búsqueda busca activos en toda la base de datos. Sin embargo, se puede buscar solo un tipo de resultado como, por ejemplo, tickets, modelo, grupos o fabricante. Se pueden buscar resultados que se basan en la última fecha de modificación. También se puede personalizar la duración de los resultados de búsqueda.

Siga los pasos siguientes:

Inicie sesión en Cloud Service Management como gestor de activos o administrador.
Vaya a ESPACIOS DE TRABAJO, GESTIÓN DE ACTIVOS, Centro de activos y haga clic en Buscar.
Para refinar la búsqueda de resultados, utilice las opciones Buscar en. Por ejemplo, si está buscando un activo, active la casilla de activos.
Introduzca el término de búsqueda.
Se mostrará una lista de resultados de la búsqueda.

Se pueden realizar las siguientes tareas con los activos localizados:

Editar un activo
Filtrar activos
Ver la lista de software instalado
Visualización del historial de la actividad
Realización de acciones masivas en activos
Gestión de las relaciones de activos

Edición de activos

Como gestor de activos, tiene permisos para editar la información y los atributos del activo.

Siga los pasos siguientes:

Para editar el activo, haga clic en el activo y seleccione Editar activo en la nueva ficha de la lista desplegable. Se mostrará el cuadro de diálogo del editor del activo para poder cambiar las propiedades del activo.

Nota: También se puede utilizar la opción Editar activo en una nueva ventana del espacio de trabajo para editar el activo en una nueva ventana.

Filtrar activos

Los filtros permiten gestionar y mostrar los activos que cumplan los criterios que especifique y ocultar los demás activos.

Se pueden filtrar los activos que se basan en los siguientes criterios:

Por Estado del activo

El estado del activo indica la disponibilidad del activo durante el ciclo de vida de este. Cada activo tiene un estado. El administrador configura la búsqueda de activos para incluir el campo Estado del activo. Se puede filtrar la información que se basa en el estado del activo. Un activo puede tener los siguientes estados durante su ciclo de vida:

Todos
Asignado
Disponible
Pedido pendiente
Implementado
Detectado
Dispuesto
Omitido
Solicitado
Problema/Error
Recibido
Solicitado
Retirado
Devuelto al suministrador
Enviado
En almacenamiento intermedio
No disponible
Desconocido
En almacén

Por Tipo de activo

El tipo de activo establece la categoría de activos. Un activo puede ser de uno de los siguientes tipos:

Físico
Virtual
Cloud

Por Estado

Inactivo
Activo

Por BYOD (Traiga su propio dispositivo)

No
Sí

Ver la lista de software instalado

Se puede ver una lista detallada del software que está instalado en un activo en la página de software instalados. Se puede ver el nombre, el editor y la versión del software instalado.

Siga los pasos siguientes:

Haga clic en ESPACIOS DE TRABAJO, GESTIÓN DE ACTIVOS, Centro de activos.
Seleccione un activo haciendo clic en él.
Seleccione Mostrar lista de programas de software instalados en la lista desplegable. Se muestra la lista del software instalado para el activo. Esta lista contiene el nombre, el editor y la versión del software instalado.
Nota: De forma alternativa, se puede seleccionar un activo, hacer clic en el botón de la lista desplegable y, a continuación, en Mostrar lista de programas de software instalados.

Visualización del historial de la actividad

El Historial de la actividad muestra información histórica relacionada con un activo. Por ejemplo, el historial de actividad del activo se actualiza si se actualiza el activo o se modifican las relaciones del mismo.

Se puede ver la siguiente información en la lista Historial de la actividad:

Tipo de actividad
Fecha de la actividad
Autor de la modificación
Relaciones que se han agregado y modificado.
Atributos del activo que se han agregado y modificado.

Siga los pasos siguientes:

Inicie sesión en Cloud Service Management como un gestor de activos.
Vaya a ESPACIOS DE TRABAJO, GESTIÓN DE ACTIVOS, Centro de activos y seleccione el activo del cual se desea ver el historial de actividad.
Haga clic en el botón desplegable de la vista de lista y haga clic en Editar activo en una ficha nueva.
Haga clic en la sección Historial de la actividad para ver la lista Historial de la actividad.
Nota: De forma alternativa, puede también desplazarse hacia abajo hasta la lista Historial de la actividad.

Se puede filtrar el historial de la actividad que se basa en el Tipo de actividad, la Fecha de modificación y el Autor de la modificación.

Realización de acciones masivas en activos

Las acciones masivas son acciones del workflow y se pueden aplicar a varios tickets seleccionados en la lista de activos. Se puede realizar una acción masiva cuando se desea aplicar la misma acción a más de un activo. Por ejemplo, un gestor de activos puede actualizar la propiedad de varios activos, o puede actualizar el estado de varios activos.

Siga los pasos siguientes:

Vaya a ESPACIOS DE TRABAJO, GESTIÓN DE ACTIVOS, Centro de activos y seleccione el activo al cual se desean aplicar acciones masivas.
Haga clic en Acciones masivas y haga clic en la acción de la lista de acciones que se desea aplicar.
Nota: También se puede aplicar una acción masiva a un solo activo.
Las siguientes acciones masivas están disponibles:

- Actualizar estado: actualiza el estado de los activos.
- Actualizar modelo: actualiza el modelo que se asocia con el activo.
- Actualizar organización: actualiza la organización/ubicación del activo.
- Actualizar propietario: actualiza el propietario del activo.
- Actualizar BYOD: actualiza el indicador Bring Your Own Device (Traiga su propio dispositivo) para el activo.
- Crear elementos de configuración para los activos: crea elementos de configuración desde un activo.
- Activar: Activa un activo.
- Desactivar: desactiva un activo.
- Suprimir: Suprime el activo del repositorio de aplicaciones.

Creación de activos

Cloud Service Management permite crear los activos que se basan en modelos. Esta función permite describir los productos que tiene o desee adquirir. Por ejemplo, puede definir Dell Inspiron 15 como modelo. La empresa ha adquirido diez equipos del mismo modelo. En este caso, se pueden definir diez registros de activos basados en el modelo para describir cada equipo.

Siga los pasos siguientes:

Inicie sesión en la aplicación como gestor de activos.
Haga clic en ESPACIOS DE TRABAJO, GESTIÓN DE ACTIVOS, Centro de activos y haga clic en Nuevo activo.
Especifique los detalles siguientes en la sección Información de activos:
Nombre
Especifica el nombre del activo. Por ejemplo, Dell E6470.
Nombre del host
Especifique el nombre del host del activo. Por ejemplo, Jonsmith123.
Etiqueta de activo
Especifique la etiqueta de activo del activo.
Núm. de serie
Especifique el número de serie que proporciona el fabricante del activo. Por ejemplo, SerialNo432156.
Dirección MAC
Especifique la dirección MAC del activo.
Dirección IPV4
Especifique la dirección IPV4 para el activo.
Sistema operativo
Especifique el sistema operativo instalado en el activo.
Número de orden de compra
Especifique el número de orden de compra proporcionado por el gestor del inventario. Por ejemplo, 332456.
Fecha de vencimiento de la garantía
Especifique la fecha de vencimiento de la garantía del activo.
Estado
Especifique el estado del ciclo de vida de un activo e indica la disponibilidad del activo. Por ejemplo, Enviado.
Especifique BYOD.
Seleccione el tipo de activo. Por ejemplo, Nube, Físico o Virtual.
Busque un modelo adecuado en la lista de modelos disponibles y asocie el modelo con el activo.
Nota: El valor de categorización se rellena automáticamente cuando se selecciona el modelo.
Busque la organización adecuada de la lista de las organizaciones disponibles y, a continuación, asocie la organización al activo.
Busque el distribuidor apropiado en la lista de distribuidores disponibles Distribuidor y asocie el distribuidor al activo.
Busque y seleccione un propietario de la lista de propietarios de disponibles y asocie el propietario con el activo.
Haga clic en Guardar.

Nota: Ahora se puede acceder a la página de detalles del elemento de configuración desde la pantalla de detalles del activo asociado.

Actualización de los atributos del activo

Cloud Service Management permite actualizar la información de un activo existente. Por ejemplo, después de crear un activo se pueden actualizar los atributos del mismo y guardar los cambios.

Siga los pasos siguientes:

Vaya a ESPACIOS DE TRABAJO, GESTIÓN DE ACTIVOS, Centro de activos y haga clic en el activo que se desea actualizar.
Introduzca la nueva información para el activo.
Haga clic en Guardar.

Se actualizará el activo.

Gestión de las relaciones de activos

Cloud Service Management permite crear y gestionar las relaciones más relevantes entre activos, elementos de configuración y tickets. El mantenimiento de tales relaciones ayuda a garantizar que todos los problemas abiertos se gestionan apropiadamente, con lo que se minimiza la intervención humana en estas acciones.

Relación de un activo con un ticket

Como analista, puede relacionar los activos a tickets. Esta función permite recopilar información relacionada sobre el activo. Por ejemplo, un activo puede relacionarse a otros tickets de incidente o a un ticket global. Relacionar un activo a un ticket es una forma eficaz de gestión y seguimiento de un activo.

Siga los pasos siguientes:

Inicie sesión en Cloud Service Management como gestor de activos.
Vaya a ESPACIOS DE TRABAJO, CENTRO DE SERVICIO AL USUARIO, CENTRO DE TICKETS, Tickets.
Seleccione un ticket, haga clic en la lista desplegable y seleccione Editar ticket en una ficha nueva.
Desplácese hacia abajo hasta la sección Relacionar activo/CI y haga clic en Relacionar activo/CI en la ficha Información del ticket.
Haga clic en el botón Relacionar activo/CI.
Seleccione el activo o el elemento de configuración con el que se desea relacionar este ticket en la ventana emergente Buscar activo/CI.
Haga clic en Relacionar y, a continuación, haga clic en Guardar en la ficha Información del ticket.
Haga clic en la ficha Activo para ver la lista de activos que están relacionados con un ticket en particular.
Haga clic en la ficha Elementos de configuración para ver la lista de elementos de configuración que están relacionados con un ticket en particular.
Nota: También se puede relacionar un activo a un ticket durante la creación del ticket.

Relación de un activo con otro activo

Se puede especificar como los activos se relacionan entre sí. Por ejemplo, un servidor de VMware ESX que aloja las máquinas virtuales es el activo padre y las máquinas virtuales son los activos hijos. Si se relaciona el servidor ESX con las máquinas virtuales se crea una relación padre-hijo entre el servidor y las máquinas virtuales. Estas relaciones son útiles para buscar y gestionar activos y reutilizarlos. Como analista, puede definir las relaciones entre los activos durante la creación del mismo o al modificar un activo existente.

Siga los pasos siguientes:

Inicie sesión en la aplicación como gestor de activos.
Vaya a ESPACIOS DE TRABAJO, GESTIÓN DE ACTIVOS, Centro de activos.
Seleccione cualquier activo de la lista de activos y haga clic en Editar activo en una nueva ficha.
Desplácese hacia abajo hasta la sección Relacionar activo y haga clic en el botón Relacionar Activo.
Seleccione los activos de la ventana emergente Búsqueda de activos.
Haga clic en Relacionar para relacionar el activo padre para el activo hijo.
Haga clic en Guardar en la página de detalles del activo.
Nota: También se puede relacionar un activo con otro activo durante la creación del primero.

Se ha definido correctamente la relación entre los activos.

Relación de un activo con un elemento de configuración

Los elementos de configuración y los activos se implementan como objetos diferentes en el repositorio. Sin embargo, hay casos donde los dos objetos gestionan la misma entidad. Por ejemplo, un servidor que ejecuta exchange. Como administrador, se puede crear manualmente un vínculo entre los activos y los elementos de configuración, desde el espacio de trabajo Gestión de la configuración.

En la solución Cloud Service Management, los elementos de configuración representan los sistemas y la información crítica para el negocio. Como administrador, se pueden crear elementos de configuración para los recursos que se deseen controlar mediante el sistema de gestión de cambios. Por ejemplo, si desea agregar memoria a un servidor Exchange, utilice el proceso de gestión de cambios para planificar los cambios de dicho servidor. Esta acción garantiza que se notifiquen las partes afectadas. Los activos y los elementos de configuración se pueden relacionar como se muestra a continuación:

Relacionar un elemento de configuración con un activo.
Crear un elemento de configuración a partir de un activo.

Creación de un elemento de configuración y agregación de una relación de activo

Siga los pasos siguientes:

Inicie sesión en la aplicación como administrador.
Vaya a ESPACIOS DE TRABAJO, CENTRO DE SERVICIO AL USUARIO, Gestión de la configuración, Todos los elementos de configuración.
Seleccione cualquier elemento de configuración de la lista de elementos de configuración y haga clic en Abrir elemento de configuración en una nueva ficha.
Se abrirá la página Detalles del elemento de configuración.
Haga clic en la búsqueda Relacionar activos para buscar y asociar el activo apropiado para el elemento de configuración.
Haga clic en Guardar en la página Detalles del elemento de configuración.
Nota: Se puede relacionar también un elemento de configuración con un activo mientras se crea un elemento de configuración.

Se ha definido correctamente la relación entre los elementos de configuración y los activos.

Creación de un elemento de configuración a partir de un activo

Siga los pasos siguientes:

Inicie sesión en la aplicación como gestor de activos.
Vaya a ESPACIOS DE TRABAJO, GESTIÓN DE ACTIVOS, Centro de activos.
Seleccione cualquier activo de la lista de activos y haga clic en Editar activos en una nueva ficha.
Haga clic en el botón Acciones y seleccione Crear un elemento de configuración.
Nota: Para crear un elemento de configuración de un activo existente, el activo debe relacionarse con un modelo que está vinculado a un CCTI.
Haga clic en Guardar.

El elemento de configuración que se ha creado recientemente puede verse en el espacio de trabajo de gestión de la configuración.