Cómo crear un workflow

Un workflow es un grupo de tareas que automatiza las tareas de TI complejas y repetitivas. Por lo general, cada workflow es un conjunto de tareas específicas del conector, acciones basadas en scripts y temporizadores de retraso. Como administrador, se pueden seleccionar los conectores y especificar la operación que debe realizar cada conector. Se pueden especificar uno o varios conectores en función de la tarea que se desee automatizar.

El siguiente diagrama describe el proceso para crear un workflow:

Para crear un workflow, deben realizarse las siguientes tareas:

1. Revisión de los requisitos previos
2. Selección y realización de una de las siguientes operaciones:
   
   • Creación de workflows
   • Utilización de una plantilla
3. Especificación de las propiedades básicas
4. Especificación de las tareas en el estudio de diseño
5. Configuración de los parámetros de entrada y salida
6. Publicación del workflow

Revisión de los requisitos previos

• Compruebe las credenciales para los conectores están configuradas. Para obtener más información sobre cómo instalar el servidor de conectividad de forma local, consulte Credenciales del conector.                                          
• Compruebe que el servidor de conectividad local está instalado. Para obtener más información sobre cómo configurar las credenciales, consulte Instalación del servidor de conectividad de forma local.                                  

Creación de un workflow

Se puede crear un workflow con los conectores, las acciones basadas en scripts y la tarea de temporizador de retraso. Especifique sus propios parámetros de entrada y salida para adaptarse a sus necesidades empresariales. Por ejemplo, se puede crear un workflow para aprovisionar una nueva instancia de EC2 y, a continuación, crear un registro de activos para la instancia y comunicar los detalles al solicitante.
Para crear un workflow, configure los siguientes pasos:

• Especificar las propiedades básicas
• Especificación de las tareas en el estudio de diseño.
• Asignación los datos con los parámetros o conectores
• Publicación del workflow

Especificación de las propiedades básicas

La ficha Propiedades básicas permite proporcionar la información básica sobre el workflow, como el nombre y una descripción breve. Estos detalles contribuyen a identificar el worlflow en la Biblioteca de workflows.

Siga los pasos siguientes:

1. Inicie sesión en la aplicación.
2. Vaya a ESPACIOS DE TRABAJO, Centro de automatización.
3. Haga clic en la ficha Biblioteca del workflow, Nuevo workflow y Propiedades básicas.
4. Introduzca las propiedades como Nombre, Descripción y Solución del workflow.
5. Seleccione el estado del workflow.
   Disponible: indica que el workflow está completo y publicado.
   Incompleto: indica que el workflow está incompleto y no se puede publicar.
6. Para agregar nuevas soluciones del workflow, haga clic en el icono +, rellene los campos obligatorios y, a continuación, haga clic en Guardar.
7. Haga clic en Siguiente o en la ficha Estudio de diseño.
   Nota: Siguiente se desactiva si no se han guardado los cambios. Guarde los cambios y continúe.

Se especifican las propiedades básicas.

Especificación de las tareas en el estudio de diseño

La ficha Estudio de diseño permite seleccionar las tareas y el diseño del workflow. La tarea puede ser seleccionar conectores, acciones o ambos. Puede ver los pasos globales del workflow en el panel Vista previa.

Siga los pasos siguientes:

1. Seleccione un paso que desee agregar a la cuadrícula de pasos.
2. Seleccione un conector: seleccione uno o varios conectores de la lista desplegable y agréguelos a la cuadrícula de pasos. Para obtener más información sobre los conectores, consulte Contenido predefinido.
3. Seleccione una acción: seleccione Script o Temporizador de retraso en la cuadrícula de pasos. Para obtener más información sobre los scripts y los temporizadores de retraso,
4. Haga clic en el icono +, configure los parámetros que sean necesarios para el paso y haga clic en Aplicar.
   Nombre de la tarea: especifique el nombre de la tarea. El nombre predeterminado de la tarea es el del conector.
   Operación: especifica el nombre de la operación que lleva a cabo el conector.
   Se ha producido un fallo en el instalador del Conector de activos/Gestor de detección de activos al validar las credenciales proporcionadas del usuario del servicio web y de la dirección URL de la aplicación.
   Nota: Cada paso debe tener el estado Completado antes de guardar el workflow.
5. Para guardar el workflow, haga clic en Guardar.
6. Haga clic en Siguiente o en la ficha Asignación de datos.
   Nota: Los pasos que se seleccionan en el Estudio de diseño determinan los parámetros que se rellenan en la ficha Asignación de datos.

Se especifican las tareas.

Configuración de los parámetros de entrada y salida

La asignación de datos permite asignar los parámetros de entrada y salida con cada operación.

Siga los pasos siguientes:

1. Haga clic en el icono + de cada operación en la cuadrícula de pasos.
2. Rellene los siguientes parámetros y haga clic en Aplicar.
   Configuración obligatoria (necesaria para ejecutar correctamente el workflow).
   Configuración adicional (opcional)
   Nota: Para obtener información detallada sobre cada parámetro de entrada de cada conector, consulte el contenido predefinido. 
   Nota: Cada configuración puede aceptar las entradas siguientes:
   Proporcionarlo más tarde: valor de un usuario o valor de un sistema externo durante la ejecución del workflow. 
   Asignar el valor ahora: valor constante predefinido.
   Salida del paso anterior: el parámetro de entrada es la salida del paso anterior. Si hay varias salidas, seleccione la que proceda en la lista que se muestra.
   Asignar desde la variable del workflow: las variables del workflow se pueden utilizar en diferentes pasos de un workflow.
   Nota: Defina las variables del workflow que se utilizan en la tarea del script Groovy después de guardar un workflow por primera vez. No se podrá acceder en la fase Asignación de datos a las variables del workflow que se han definido antes de guardar un workflow.
3. Haga clic en Guardar.
   Haga clic en Guardar, el workflow se valida y aparece un cuadro emergente: "El workflow se ha validado y finalizado. ¿Desea ponerlo a disposición en la biblioteca de workflows?". Haga clic en Sí para hacer que el workflow esté disponible en la biblioteca de workflows.
4. ¿Desea ponerlo a disposición en la biblioteca de workflows?". Haga clic en Sí para hacer que el workflow esté disponible en la biblioteca de workflows.
5. Haga clic en Siguiente o en la ficha Publicar.

Se configuran los parámetros de entrada y salida.

Publicación del workflow

La publicación es un proceso de integración de un workflow de automatización en el Centro de servicio al usuario. Un usuario puede beneficiarse de las ventajas que ofrecen los workflows de automatización cuando se publican como elementos del catálogo de solicitudes. Una vez se valida y se hace disponible un workflow, se puede publicar el workflow en el catálogo de solicitudes. Se pueden asignar los parámetros de entrada del workflow creados a los campos del catálogo de solicitudes. Un workflow publicado puede activarse automáticamente generando un ticket desde la plantilla de catálogo de solicitudes.

Siga los pasos siguientes:

1. Vaya a ESPACIOS DE TRABAJO, Centro de automatización.
2. Seleccione un workflow, haga clic en Editar workflow, Publicar.
3. Introduzca las siguientes propiedades en la ficha Publicar:

   1. Nombre del catálogo de servicios: especifica el elemento del catálogo de servicios que se asocia con el workflow. 

   2. Adjuntar a: Seleccione un elemento del catálogo de servicios que se asocia con un workflow. El flujo de proceso se activa cuando se envía un elemento del catálogo de servicios.

   3. Ejecutar después de: identifica el paso después del cual se invoca un workflow. Este paso no requiere entradas del usuario.

   4. Descripción: proporcione una descripción.

   5. ¿Desea asignar uno o varios campos de la solicitud de servicio como entradas del workflow?: Especifique los campos como parámetros de entrada para el workflow.

4. Especifica los campos del catálogo de solicitudes y define la asignación entre los campos del catálogo y las entradas del workflow.
   Nota: Los detalles del ticket que se generan durante la creación del ticket se asignan a los parámetros de entrada del workflow.

5. Haga clic en Publicar.

El workflow se publica y se muestra como un elemento del catálogo de solicitudes. Desde el espacio de trabajo Catálogo de servicios, se puede acceder a los elementos del catálogo publicado adjuntos a un workflow de automatización.

Anulación de la publicación

Cuando no se dispone de ningún ticket activo o cuando ya no es necesario un workflow, se puede anular su publicación.

Siga los pasos siguientes:

1. Vaya a ESPACIOS DE TRABAJO, Centro de automatización.
2. Seleccione un workflow y haga clic en Editar workflow, Publicar.
3. Haga clic en Cancelar publicación.
   Se ha cancelado la publicación del workflow.

Utilizar una plantilla

Una plantilla es una configuración de workflow predefinida. No es necesario configurar pasos ni acciones. Se puede copiar una plantilla de la lista de plantillas existentes y utilizarla tal cual para satisfacer sus necesidades empresariales.
Nota: No se puede eliminar un workflow de plantilla.

Siga los pasos siguientes:

1. Inicie sesión en la aplicación.
2. Vaya a ESPACIOS DE TRABAJO, Centro de automatización.
3. Haga clic en la ficha Biblioteca de workflows, Plantilla.
4. Seleccione una plantilla de la lista.
5. Haga clic en el icono desplegable y seleccione Copiar workflow.
   Se abrirá el cuadro de diálogo Copiar workflow.
6. Introduzca un nombre para el workflow y haga clic en Guardar.
   Se ha creado correctamente un workflow utilizando una plantilla.
7. Actualice la ficha Propiedades básicas, Estudio de diseño, Asignación de datos y la ficha Publicar antes de utilizar el workflow (opcional).

Se ha creado correctamente un workflow utilizando una plantilla.

Tarea de script

El diseñador del workflow puede utilizar la tarea de script para realizar una operación no estándar como parte del workflow. El script se escribe utilizando el lenguaje de programación Groovy. Ejemplos de operaciones no estándar son:

• • Formatear el cuerpo del correo electrónico con datos de pasos anteriores.
  • Procesar la respuesta XML de una llamada de la API de SOAP para extraer los datos necesarios que se utilizan en los pasos posteriores.
  • Formatear parámetros de salida antes de utilizarlos como entradas en los pasos posteriores y así sucesivamente.

Los elementos de datos que se utilizan como entrada o salida de los scripts se conocen como variables del workflow. Cuando se inicia el workflow, las variables se inicializan opcionalmente con valores específicos definidos durante la creación de la variable del workflow. Las variables del workflow pueden recibir sus valores desde la salida del paso o pasos anteriores o de una constante. Las variables del workflow se pueden suministrar como un valor para los parámetros de entrada del paso o pasos posteriores. También se pueden declarar las variables del workflow como parte del proceso de asignación de datos. Todas las entradas del workflow también son accesibles en los scripts.

Para leer los datos en el script Groovy:

           def var_value = execution.getVariable(“nombre_variable”)

Para hacer que los datos que el script Groovy procesa estén disponibles en los siguientes pasos del workflow:

           execution.setVariable ("nombre_variable", algún_valor) \

Tarea de temporizador de retrasos

El diseñador del workflow puede establecer el temporizador para proporcionar un retraso entre dos pasos. El temporizador se puede establecer en minutos.