Gestión de organizaciones

Este artículo contiene los siguientes temas:

Como administrador, se puede configurar una jerarquía que representa cómo se construye la organización. Se pueden crear organizaciones hijo para representar divisiones o ramas de la organización. Cada organización hijo puede tener una o más organizaciones hijo. También se pueden importar las organizaciones de forma masiva. Para obtener más información sobre cómo importar las organizaciones de forma masiva, consulte Gestión de usuarios y datos de la organización a través de la importación masiva.

Realice las siguientes tareas:

• Creación de las organizaciones y organizaciones hijo
• Administración de los usuarios en una organización hijo

Creación de las organizaciones y organizaciones hijo

La adición de organizaciones hijo es el primer paso para crear una jerarquía de organización. Cuando se agregan organizaciones hijo, se les asigna acceso a los servicios de la aplicación suscritos. Las organizaciones se pueden agregar de forma individual o en grupos.

Este procedimiento explica cómo agregar una única organización hijo a una organización padre y establecer el acceso a las capacidades.

Nota: Además, se pueden agregar organizaciones hijo en masa, mediante la función Importación masiva.

Siga los pasos siguientes:

1. Vaya a GESTIÓN, ADMINISTRACIÓN, Herramientas en el panel de navegación principal.
2. Haga clic en Organizaciones.
3. Para crear una nueva organización: introduzca el nombre y otra información necesaria y haga clic en Guardar.
   Nota: Para ver las organizaciones hermanas e hijas de la organización padre, haga clic en el icono .
4. Para crear una organización hermana: haga clic en el icono situado a nivel de la organización donde se desea crear la organización hermana. Introduzca la información necesaria y haga clic en Guardar.
   

5. Para crear una organización hija: haga clic en el icono situado a nivel de la organización donde se desea crear la organización hija. Introduzca la información necesaria y haga clic en Guardar.
   Nota: Cuando se crea una organización hijo, todas las familias CCTI relacionadas con la organización padre se heredan automáticamente por la organización hijo recién creada. Para obtener más información sobre cómo crear y gestionar una familia de CCTI, consulte Creación y gestión de una familia de CCTI. 
    

Administración de los usuarios en una organización hijo

Después de crear una organización hijo, se debe configurar la entidad mediante la adición de usuarios y la asignación de acceso a las capacidades.

Siga los pasos siguientes:

1. Agregue los usuarios a la organización hijo. Los usuarios se pueden agregar manualmente, de forma individual o mediante la funcionalidad de importación masiva.
2. Asigne los servicios de aplicaciones a los usuarios.

Personalización del logotipo

Se puede personalizar el logotipo que se muestra en el área del banner de todos los espacios de trabajo.

Para cambiar el logotipo, vaya a Gestión, Administración, Herramientas, Organización y cargue el nuevo logotipo. Las directrices sobre formatos y dimensiones de archivo aceptados son las siguientes:

• Los formatos de archivo de imagen aceptados son .jpg, .jpeg, .png y .gif.
• La imagen del logotipo debe ajustarse a las siguientes dimensiones: 
  
  • Anchura máxima: 275 píxeles
  • Altura máxima: 50 píxeles

La escala de las imágenes más grandes se adapta de forma proporcional para ajustar el espacio del logotipo a las dimensiones 275 × 50 píxeles.

Configuración de la plantilla de correo electrónico saliente HTML

El campo Plantilla HTML permite a los administradores personalizar las comunicaciones del correo electrónico saliente enviadas a los usuarios finales en función de la organización. Se pueden agregar un encabezado y un pie de página de texto enriquecido personalizados para hacer que cada correo electrónico enviado desde el sistema sea más específico de la organización. Por ejemplo, es posible que se deseen agregar diferentes logotipos de la organización a las comunicaciones de la Organización A y B, así como un mensaje de pie de página personalizado.

Se pueden configurar plantillas de correo electrónico saliente HTML según los requisitos de su organización. Para configurar la plantilla, consulte Configuración de mensajes de correo electrónico salientes.

En la aplicación de referencia se proprociona una plantilla HTML de muestra, haga clic en el icono Insertar muestra para verla. Se puede editar la plantilla de muestra o crear una nueva plantilla.

Si la organización principal de un usuario no dispone de una plantilla, subirá por a jerarquía hasta encontrar una plantilla coincidente. Por ejemplo, ServiceAide es el proveedor de servicios gestionados y A1 y B1 son los subclientes. B1 tiene una organización hijo, Boston, y la jerarquía de la organización es ServiceAide >> B1 >> Boston. La aplicación busca la plantilla en la organización y sus padres. En este ejemplo, el orden es Boston, B1 y ServiceAide. Cuando no se encuentra ninguna plantilla, se utiliza la plantilla del segmento predeterminado que se define en la configuración del segmento.

Para activar la plantilla de correo electrónico saliente HTML, configure el valor del parámetro ENABLE_ORGANIZATION_HTML_COMM_TEMPLATES en "yes". Para obtener más información, consulte Parámetros relacionados con el sistema.

Consideraciones:

• No se aplica en los servicios SOAP.
• Solo están disponibles las plantillas en inglés.

Desactivación de la organización y organización hijo

Se puede desactivar una organización a nivel de la raíz o una organización hijo si la organización ya no es necesaria. Si dispone de una organización a nivel de la raíz que desactive las organizaciones hijo por debajo de ella, también se desactivan las organizaciones hijo. Por ejemplo, tenga en cuenta la jerarquía Documentation Management Company >> NA >> Nueva York >> Islandia. La desactivación de NA desactivará Nueva York e Islandia. Si solo se desactiva Nueva York, también se desactivará Islandia. 

Nota: No se puede desactivar la organización a nivel de la raíz lista para usar que se ha creado durante el aprovisionamiento de clientes. Sin embargo, se puede desactivar la organización hijo o hermano que pertenece a la organización de nivel de raíz lista para usar. 

Siga los pasos siguientes:

1. Vaya a GESTIÓN, ADMINISTRACIÓN, Herramientas, Organización.
2. Seleccione o busque la organización a nivel de la raíz o la organización hijo.
3. Haga clic en el icono .

4. Haga clic en Sí para confirmar la desactivación.
   La organización se ha desactivado.

Nota: La organización desactivada se conserva en todos los tickets, elementos de configuración, artículos de conocimiento y otros registros de transacciones para generar informes y otros propósitos. Sin embargo, la organización desactivada dejará de estar disponible para cualquier operación nueva.

 Para activar una organización desactivada anteriormente, vaya a la organización deseada y haga clic en el icono .