Gestión de usuarios

Este artículo contiene los siguientes temas:

La ficha Gestionar del panel de navegación principal proporciona acceso a todos los controles de gestión de usuarios. Los administradores de clientes pueden agregar y mantener usuarios en un mismo lugar.

La ficha Gestionar permite a los administradores de clientes realizar las tareas siguientes:

Agregar los usuarios al sistema, ya sea uno en uno o a través de la importación masiva. Se puede mantener, actualizar y desactivar la información del usuario.
Controlar el acceso de los usuarios asignándolos a grupos con permisos y roles específicos.
Acceder a los campos clave de la aplicación para todos los servicios para gestionar eficazmente los datos de las aplicaciones de los usuarios.

Agregar usuarios

El primer paso en la gestión de usuarios es agregar miembros de una organización como usuarios. Se puede agregar un usuario a la vez o en grupos mediante la función de importación masiva.

Los nuevos usuarios pueden recibir una notificación de correo electrónico automatizada que les proporciona las credenciales de inicio de sesión. Reciben esta notificación si se activa el valor Notificación por correo electrónico para la organización.

Si la organización contiene una o varias suborganizaciones, se pueden agregar usuarios a una o varias de estas entidades.

Estos procedimientos explican cómo agregar un usuario único y cómo agregar un usuario existente a otra organización. También se pueden gestionar usuarios en masa, mediante la función de importación masiva.

Siga estos pasos: (adición de usuarios)

Vaya a GESTIÓN, Administración, Herramientas y haga clic en Usuarios.
Haga clic en Crear usuarios y complete los campos obligatorios.
Nota: El campo Dirección de correo electrónico admite caracteres alfanuméricos y especiales [_ | - | . | $ | # | ' | *]
Seleccione el Tipo de licencia y la organización a la que desea agregar un usuario. El tipo de licencia define el rol del usuario.
Nota: Los siguientes tipos de licencia están disponibles: Autoservicio (usuario de autoservicio), Fija (administrador), Flotante (analista) y Servicio web (usuario del servicio web). Para obtener más información sobre los distintos tipos de licencia, consulte Gestión del acceso mediante licencias.
Haga clic en Crear y editar.
Rellene los campos adicionales como organización, rol y grupo.
Para conceder acceso a las aplicaciones, asigne el usuario a los grupos relevantes.
Haga clic en Guardar.
Se agregará el usuario.

Siga estos pasos (adición de un usuario existente a otra organización):

Vaya a GESTIÓN, ADMINISTRACIÓN, Herramientas y haga clic en Organización.
Busque la organización a la cual desea agregar un usuario. De forma predeterminada, se selecciona la organización de nivel superior.
Haga clic en Usuarios.
Haga clic en Relacionar existente y seleccione el usuario.
Para conceder acceso a las aplicaciones, asigne el usuario a los grupos relevantes.
Haga clic en Guardar.
Se agregará el usuario.

Búsqueda de los usuarios existentes

En una organización de gran tamaño, la búsqueda de un registro de un único usuario puede ser desalentador. En la página de administración Usuarios, se puede encontrar un registro de usuarios como se muestra a continuación:

Filtro: proporciona opciones para limitar los resultados del usuario mediante las siguientes categorías:
- Organización: aplica un filtro a los usuarios de las organizaciones seleccionadas.
- Grupo de soporte: aplica un filtro según los grupos seleccionados.
- Roles: aplica un filtro según los roles seleccionados.
- Tipo de licencia: aplica un filtro según los tipos de licencia seleccionados.
- Estado: aplica un filtro según el estado activo o inactivo de los usuarios.
- Tipo: aplica un filtro según el tipo de usuario. Seleccione Usuarios del sistema para obtener una lista de los usuarios del servicio web.
Búsqueda de usuarios: la página Búsqueda permite escribir cualquier parte del nombre, apellido o dirección de correo electrónico del usuario. Los resultados se filtran automáticamente para todos los registros de usuarios coincidentes en la organización, limitada solamente a los usuarios activos. Si es un administrador para varias organizaciones, los resultados de la búsqueda se limitarán a la organización seleccionada.

Nota: Estas opciones de búsqueda son exclusivas para ambos. La aplicación de cualesquiera de los dos filtros borra automáticamente las entradas actuales del otro filtro.

Actualizar la información de los usuarios

Se pueden actualizar los tipos siguientes de información del usuario:

Propiedades básicas y avanzadas del usuario incluyendo el nombre de usuario.
Asociación de grupos.
Asociación de organizaciones.

Nota: Para modificar el nombre de usuario, configure el parámetro de configuración ALLOW_EDITING_USER_NAME como Sí. Para obtener más información, consulte ALLOW_EDITING_USER_NAME.

Los grupos a los que está suscrita la organización pueden requerir un poco de información adicional sobre los usuarios. Se pueden realizar cambios en esta información mediante la pantalla de administración Usuarios.

Siga los pasos siguientes:

Abra la pantalla de administración Usuarios en el menú GESTIÓN.
Localice el usuario que se desea actualizar.
Nota: Se puede utilizar el campo Filtro o Buscar usuarios para localizar rápidamente el usuario deseado.
Pase el cursor por encima del usuario en la lista, haga clic en el icono situado en la columna del extremo izquierdo y haga clic en Editar propiedades.
Actualice la información necesaria.
Haga clic en Guardar.

Restablecer contraseña del usuario

Como administrador de clientes, se puede restablecer la contraseña de cualquier usuario bajo su control.

Nota: Los administradores de clientes no pueden restablecer su propia contraseña mediante esta funcionalidad.

Siga los pasos siguientes:

Abra la pantalla administración de usuarios desde GESTIÓN, Administración, Herramientas y hagaclic en Usuarios.
Pase el cursor por encima del usuario en la lista, haga clic en el icono situado en la columna del extremo izquierdo y haga clic en Editar propiedades.
En la ficha Básica, realice una de las siguientes acciones:
- Introduzca una contraseña nueva y vuelva a escribirla en el campo Cambio de contraseña. Haga clic en el botón Cambiar contraseña.
  Se mostrará un mensaje confirmando que se ha cambiado la contraseña correctamente o, en caso contrario, uno de incumplimiento de política.
- Seleccione Enviar correo electrónico. Se enviará al usuario un correo electrónico con un vínculo de restablecimiento de contraseña. El usuario puede hacer clic en el vínculo y podrá restablecer la contraseña.
Se restablece la contraseña de usuario.

También se puede restablecer la contraseña de un usuario del servicio web.

Siga los pasos siguientes:

Abra la pantalla de administración de la contraseña del usuario de los servicios web desde GESTIÓN, ADMINISTRACIÓN, Herramientas y haga clic en Restablecer la contraseña del usuario de servicios web.
Busque y seleccione el usuario del servicio web.
Realice una de las siguientes acciones:
- Introduzca los detalles de la contraseña nueva y haga clic en Aplicar cambios.
- Haga clic en Restablecer contraseña. Se enviará al usuario un correo electrónico con un vínculo de restablecimiento de contraseña. El usuario puede hacer clic en el vínculo y podrá restablecer la contraseña.
Se restablece la contraseña del usuario del servicio web.

Asignar los usuarios a grupos

Como administrador de clientes, pueden asignar usuarios a grupos para proporcionarles acceso a los servicios a los que está suscrita la organización. Después de asignar un usuario a un grupo, el usuario puede acceder a la aplicación a través de la interfaz de usuario.

Se puede asignar un grupo cuando se crea un usuario o se puede agregar un usuario existente a un grupo.

Se puede eliminar el acceso a un grupo en cualquier momento.

Siga los pasos siguientes:

Vaya a GESTIÓN, ADMINISTRACIÓN, Herramientas y haga clic en Usuarios.
Busque el usuario al cual desee asignar el grupo.
Nota: Se puede utilizar el campo Filtro o Buscar usuarios para localizar rápidamente el usuario deseado.
Pase el cursor por encima del usuario en la lista, haga clic en el icono situado en la columna del extremo izquierdo y haga clic en Editar propiedades.
Haga clic en Grupos y haga clic en Relacionar existente.
Agregue el grupo y haga clic en Guardar.
Se actualiza la asignación de usuarios en los servicios seleccionados.

Creación de más administradores de clientes

Una organización puede tener varios administradores de clientes. Los administradores de clientes pueden designar otros usuarios como administradores de clientes adicionales para su organización. Un usuario se puede designar como administrador de clientes para cualquier organización a la que pertenezca el usuario. Un administrador de clientes dispone de privilegios de administrador para la organización seleccionada y para cualquier organización hijo agregada o existente.

Siga los pasos siguientes:

Vaya a GESTIÓN, ADMINISTRACIÓN, Herramientas y haga clic en Usuarios.
Busque el usuario que se desea designar como un administrador de clientes.
Pase el cursor por encima del usuario en la lista, haga clic en el icono situado en la columna del extremo izquierdo y haga clic en Editar propiedades.
Seleccione el Tipo de licencia como Fijo.
Nota: Asigne el usuario al grupo de administración para proporcionarle los privilegios de administrador.
Haga clic en Guardar para crear el administrador de clientes.
Nota: Para revocar los privilegios de administrador de clientes, siga este procedimiento y cambie el tipo de licencia a Autoservicio. Los administradores de clientes no pueden revocar sus propios privilegios de administrador.

Desactivar usuarios

Si no se desea que los usuarios accedan a las organizaciones y grupos asociados, se pueden desactivar. Cuando se desactiva un usuario, el usuario no podrá iniciar sesión en la aplicación. Los usuarios desactivados no se eliminan de la cuadrícula de gestión de usuarios. Se muestran en la cuadrícula, pero la columna Tipo de licencia aparece en blanco. Algunos escenarios para desactivar usuarios son como se muestra a continuación:

El usuario se encuentra en período sabático.
El usuario ha infringido los términos de uso.
Los clientes que utilizan recursos de contrato que van y vienen frecuentemente. En lugar de recrear la cuenta continuamente, el cliente puede desactivar sencillamente la cuenta.
Los clientes siguen un modelo de autorización por usuarios activos, donde se paga en función del número de usuarios activos en un cliente.

Nota: Para obtener más información sobre la activación y desactivación de usuarios, consulte la sección Consideraciones: activación y desactivación de usuarios.

Se conservan en el registro las contribuciones a la comunidad, que consisten en publicaciones en el foro, de los usuarios desactivados.

Siga los pasos siguientes:

Vaya a GESTIÓN, ADMINISTRACIÓN, Herramientas y haga clic en Usuarios.
Pase el cursor por encima del usuario en la lista, haga clic en el icono situado en la columna del extremo izquierdo y haga clic en Desactivar usuario.
El usuario se desactiva.

Consideraciones: Activación y desactivación de usuarios

Revise la información siguiente:

Nota: Cuando se crea un usuario, el usuario está activo de forma predeterminada.

Privilegios: un administrador de clientes o un administrador de grupos de seguridad puede acitvar o desactivar un usuario.
- Si un administrador de clientes o un administrador del grupo de seguridad desactiva un usuario, el usuario no se desactiva globalmente. Para desactivar el usuario globalmente, desactívelo de todas las organizaciones donde existe el usuario.
- Los usuarios no se pueden desactivar a si mismos.
- Un administrador del grupo de seguridad no puede desactivar un usuario que esté en un nivel de acceso superior.

Inicio de sesión: Un usuario desactivado que pertenece solamente a un cliente único no puede iniciar sesión.

- Si a un usuario que pertenece a varios cliente se le desactiva de uno de los clientes, el usuario podrá seguir iniciando sesión. El motivo es que el usuario todavía está activo en otros clientes.
- Si un usuario se desactiva en todos los clientes asociados, el usuario no podrá iniciar sesión.

Ámbito: la activación y desactivación de usuarios se produce dentro del contexto de la organización. Por ejemplo, si un usuario que pertenece a varias organizaciones dentro del mismo cliente se desactiva en una organización, el usuario todavía podrá iniciar sesión en el cliente.

Notificaciones:

- Un usuario no recibe ningún correo electrónico cuando el usuario se hace inactivo.
- Un usuario obtendrá un correo electrónico cuando el usuario se active de nuevo.
- Para un usuario desactivado, no se enviará ningún correo electrónico de olvido de contraseñas.